Ouvrez un compte bancaire au nom de votre organisation ou de la cause. Cela nécessite généralement la documentation, afin d'apporter le long de votre charte, des règlements, des statuts et des autres types de documents qui peuvent être utilisés comme preuve de la mission et les principes de votre organisation.
Mandat deux signataires pour toutes les transactions en espèces avec votre compte bancaire. Cette "double signature requise" ne coûte pas plus à mettre en œuvre mais il va un long chemin à rassurer les donateurs et les membres ressemblent que votre organisation est sur la place et plus.
Projet de norme "sous forme de dons en espèces" et exiger de chaque donateur de cadeau pour remplir un à chaque fois une contribution est faite. Ce formulaire doit inclure le nom du donateur, l'adresse et autres informations de contact, un endroit pour le montant de trésorerie, la date et il devrait également préciser les modalités dans lesquelles le don --- tous ou en partie --- est admissible en déduction fiscale. Ajouter une ligne pour la signature de la personne qui accepte le don.
Qualifiez tout don en espèces à assurer qu'elle corresponde à la mission de votre organisation. Assurez-vous qu'il n'a pas "instruments à cordes" attaché et qu'il n'y a pas de conflit d'intérêt ou de quid pro quo implicite au sein de la contribution avant votre groupe accepte.
Accepter d'une méthode standard pour contribution de traitement boîte de dons. Utilisez ce qu'on appelle un système de double-handed comptage nécessitant au moins deux membres du groupe pour assister à chaque transaction de boîte de dons. Le contrôle physique de ces cases doit être rigoureusement contrôlée. Tenez un registre détaillé des heures, des dates et de comptage de personnes, le transfert, le dépôt ou des fonds de boîte de dons autrement déplacer.
Limites de déclaration fixées pour les dons en argent pour créer des freins et contrepoids juridiques. Certains groupes exigent un consensus avant un montant fixe peut être accepté (par exemple, $ 1000) pour rendre certains intérêts particuliers sont surveillés sur le nom du groupe.
Pensez à utiliser un service tiers comme Paypal pour traiter les dons en espèces. Pas de site web est nécessaire (bien que de nombreux clubs trouvent qu'il est facile de créer un lien vers Paypal via un lien de la page d'accueil) et les partisans peuvent faire des dons sécurisés de leurs banques ou des cartes de crédit. Le sentier de papier est complet et facile à utiliser. Paypal peut également mettre en place des abonnements mensuels automatiques pour les dispensateurs fréquents.
Mettre en place Excel (ou un autre logiciel de base de données) des tableurs pour suivre toutes les rentrées de trésorerie. Sortez de la boîte de dons en espèces, les chèques, les transactions par carte de crédit, Pay Pal et produit des recettes de revenus auxiliaires de garder un œil sur l'endroit où la trésorerie du groupe est en provenance des futurs efforts de marketing.
Travailler avec un banquier ou comptable si votre adhésion ne comprend pas un membre de l'équipe à l'aise avec les finances. Toujours envoyer une lettre de remerciement aux donateurs de cadeau immédiatement après leur don en espèces a été reçu. Cette touche supplémentaire, lorsqu'il est envoyé en temps opportun, rappelle le donateur de leur contribution, en dit long sur la gratitude du groupe et ouvre la voie à de futurs appels de la campagne.