Comment utiliser MS Word pour faire un manuel de l'utilisateur

Mettre en place des têtes, pieds de page et numérotation

• La prochaine chose à faire avant l'ajout de contenu est de personnaliser vos têtes et pieds de page pour inclure le nom du document, la version et le numéro de page. Ouvrez l'onglet Insertion et sélectionnez dans la tête, menus déroulants ci-Pied ou Numéro de page. Si vous n'êtes pas heureux avec les options intégrées, vous pouvez télécharger d'autres à partir de Microsoft ou vous pouvez cliquer sur "Modifier ..." à personnaliser. Commencer la numérotation des pages au chapitre 1. Cela permet de maintenir la numérotation avec le contenu réel et ignore la page de couverture et la table des matières.

Préparer la mise en page

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  Pour un usage manuel général non technique, vous pouvez utiliser les titres de chapitres qui progressent avec l'utilisateur. Un jouet pourrait avoir un premier chapitre intitulé "Assemblage du produit" suivi par un chapitre intitulé "Utilisation du produit." Lorsque vous écrivez un manuel technique, cependant, la convention pour les chapitres est généralement utiliser la numérotation indiqué. La raison pour cela est que les ingénieurs font souvent référence à la documentation d'un produit, et il est plus facile de dire équipes "Je suivais le chapitre 4.2 des spécifications" que d'avoir tout le monde de la chasse pour l'emplacement du cahier des charges. Peu importe si vous utilisez des titres de chapitre ou de numérotation indiqué pour chaque chapitre, toujours le mettre en place en tant que style et de ne jamais formater chaque chapitre individuellement.

  Lorsque vous êtes prêt à ajouter du contenu au manuel, sélectionnez l'un de vos styles personnalisés et commencer à taper. Un utilisateur typique chapitre du manuel mise en page devrait contenir un titre de chapitre, suivie d'une introduction du chapitre, puis par sections et sous-sections.

  Utilisez un dur retour à la fin d'un chapitre. Un retour difficile sur la plupart des ordinateurs Windows est accompli en appuyant sur "Ctrl Entrée." Cela garantit que chaque chapitre commence sur une nouvelle page.

Ajouter Soutenir contenu

• Les meilleurs manuels d'utilisation sont créés avec un solde de texte, les références et des aides visuelles. Vous pouvez ajouter des notes secondaires et d'autres références à l'appui en insérant des notes de fin ou les notes. Notes sont des notes qui se produisent à la fin d'un chapitre et les notes apparaissent au bas de la page référencée. Placez votre curseur là où vous voulez que la marque de référence. Ouvrez l'onglet Références, puis cliquez sur "Insérer Note" ou "Insérez Footnote."

  
  
  
  

  Ajout d'images à un manuel d'utilisation peut être difficile dans MS Word en raison de la façon dont il ajuste le texte. Les deux meilleurs moyens pour contrôler les images sont soit de placer l'image sur une nouvelle ligne par lui-même ou pour créer une table invisible et placer l'image à l'intérieur. Utilisation d'une table fonctionne bien lorsque vous voulez placer l'image sur le côté droit de la page et ne pas vous soucier des problèmes d'emballage texte.

Créer un Index

• Un indice à la fin d'un mode d'emploi aide les utilisateurs se tournent vers le contenu par mots clés. Pour créer un index dans MS Word 2007 ou plus tard, ouvrez l'onglet Références. Sélectionnez le texte à l'index, puis cliquez sur "Mark Entrée." Marquer autres mots clés à travers le document. Lorsque vous avez terminé de sélectionner du texte, placez le curseur là où vous voulez placer l'index et cliquez sur "Insérez Index."

Générer la table des matières

• Lorsque tout votre contenu est ajouté, il est temps de créer la table des matières. Placez votre curseur là où vous voulez placer la table des matières. Assurez-vous que cela est une nouvelle page propre avec aucune autre contenu sur elle. Dans l'onglet Références, cliquez sur "Table des matières" et sélectionnez l'une des dispositions intégrées qui sont basés sur vos styles sélectionnés.

Convertir le Manuel de l'utilisateur au format PDF

• Une fois que vous avez vous-même un manuel d'utilisation parfaite, le convertir au format PDF. Cette option est facultative mais fortement recommandée. Un des inconvénients de l'utilisation de MS Word pour les documents volumineux, par opposition à l'utilisation de logiciels d'édition est sa tendance à mal se conduire lors du partage. Les styles de vos lecteurs peuvent être réglés différemment ou ils peuvent avoir une version différente de Word. PDF est essentiellement un instantané de votre manuel. Il permet aux lecteurs de faire des commentaires, mais laisse intact le document. Sélectionner "Fichier" et "Enregistrer Sous," et sélectionnez PDF comme type de fichier.