La première et la plus difficile étape de la planification de la réunion est de créer un comité de bénévoles dévoués. Planification faudra au moins six mois, de sorte que vous besoin de bénévoles dévoués qui donnera suite à leurs engagements. Trouver des bénévoles qui sont de bons réseauteurs et sont en contact avec d'autres camarades de lycée. Vous voulez regarder pour les abeilles ouvrières.
Une fois que vous avez formé votre comité, vous aurez besoin de fixer une date. Choisissez une date d'au moins 6 mois à l'avance. Vous aurez besoin de ce temps pour rechercher des camarades de classe, passer le mot et à accomplir toutes les autres étapes.
Une fois que vous avez fixé une date, trouver un lieu tel qu'un hôtel, un country club, salle de réception, salle de banquet ou un autre emplacement. Mettez le mot parmi vos contacts, et leurs contacts, que vous avez besoin d'un lieu et de voir si quelqu'un a des connexions qui peuvent offrir un prix discount. Plusieurs fois, quelqu'un va intervenir et offrir un lieu que ce soit gratuitement ou à un prix bas. Peut-être que quelqu'un est président de leur HOA (Home Owners Association), un planificateur d'événement, ou d'un directeur de l'hôtel. Demandez autour de vous et voyez ce que vous pouvez trouver.
Une fois que le lieu est réglé, commencer à chercher des camarades de classe. Utilisez la puissance de l'Internet pour trouver de vieux camarades de classe et les enseignants. Utilisation de l'Internet élimine le coût des invitations de papier d'impression et le coût de l'affranchissement. Il est une bonne idée de mettre en place un site web avec toutes les informations. Classmates peuvent transmettre l'adresse du site autour de l'Internet et de passer le mot gratuitement. (Voir la section des ressources pour certains sites de regroupement de classe que vous pouvez construire vous même gratuitement.) Un site Web peut tirer tout ensemble, y compris les détails des événements, perdu listes de camarade de classe, la liste des invités, RSVP, le paiement, et même des albums photo.
Utiliser les sites de réseautage social comme Facebook, MySpace, LinkedIn et de passer le mot à propos de votre réunion et de trouver des camarades de classe. Les chances sont que lorsque vous trouvez une personne, il ou elle sera en contact avec d'autres camarades de classe et le mot se propage avec peu ou aucun effort de la part du comité.
Pendant que vous êtes dans le processus de recherche de camarades de classe, de continuer à tenir des réunions du comité pour finaliser les détails. Quelques belles touches à une réunion comprennent la nourriture, un DJ, un photographe, un vidéaste, prix de présence, et les tags de nom effectués avec des photos de votre vieux livre de l'année de lycée. Tous ces extras coûtent de l'argent, afin d'utiliser votre réseau d'amis de lycée pour aider à trouver des rabais partout où vous le pouvez. Peut-être un camarade de classe est un traiteur et peut offrir une belle réduction sur la nourriture. Peut-être une autre camarade de classe est un photographe professionnel. Quelqu'un d'autre peut-être dans le secteur de l'impression et peut imprimer des étiquettes de nom à un escompte. Publier des informations sur le site Web de réunion de classe demandant ce que vous avez besoin, et voir si quelqu'un peut vous aider.
Ne pas oublier les voyageurs qui viennent de l'extérieur de l'État. Encore une fois, utilisez votre réseau pour voir si quelqu'un peut obtenir des réductions d'hôtel ou de voyage. Vérifier votre liste de lycée pour voir si quelqu'un est un agent de Voyage ou dans l'industrie de l'hospitalité. Ou, il suffit d'appeler hôtels locaux et poser des questions sur des réductions sur des blocs de chambres pour le week-end. Classmates peuvent aussi vouloir ouvrir leurs maisons aux clients afin que leurs amis peuvent séjourner gratuitement.
Consultez la section des ressources ci-dessous pour d'autres ressources à utiliser lors de la planification de votre réunion de lycée sur un budget.