Si vous travaillez en tant qu'assistante administrative, une assistante de direction ou dans un autre rôle de soutien administratif, à un certain point, vous aurez probablement faire des arrangements de voyage pour un ou plusieurs cadres. La plupart des entreprises ont des contrats avec des agences de voyages qui travaillent avec les compagnies aériennes et hôtels sur le compte des sociétés ou les entreprises elles-mêmes devront services internes de voyage. De toute façon, vous serez mis en place Voyage exécutif par le biais de l'entité au service des besoins de voyage de la société.
Étape 1:Obtenez destination, départ du voyageur et les dates et les préférences des compagnies aériennes et des sièges retourner. Demandez à ce que l'hôtel et la société de location de voiture qu'il préfère. Les sociétés ont généralement des taux négociés avec certains hôtels et agences de location de voitures. Il peut choisir parmi ceux. Demandez-vous si il a besoin de transport vers et depuis l'aéroport. La société utilise probablement un service de limousine de contrat ou a des voitures de la flotte appartenant à la société au service de Voyage peut réserver.
Étape 2:Faire certains documents de voyage de l'exécutif sont à jour. Il doit avoir un passeport avec au moins six mois de validité avant la date d'expiration. Certaines destinations internationales exigent également des visas pour l'entrée dans le pays.
Etape 3:Demandez au voyageur ce compte Mileage aérienne ses miles de voyage devraient être déposés dans. Les compagnies aériennes ont des alliances avec l'autre, et les miles gagnés peut aller dans d'autres comptes de partenariat. Obtenez un numéro de carte de crédit pour maintenir les réservations hôtelières et de location de voiture.
Etape 4:Appelez l'agence de Voyage et de faire les arrangements. Vérifiez que le Voyage est pour les entreprises. Les dirigeants d'entreprise sont autorisés à réserver en classe affaires (coin entre la première classe et entraîneur) sur les vols de trois heures ou plus.
Etape 5:Demandez à l'agent de Voyage pour vous et le voyageur envoyer une copie de l'itinéraire avant d'émettre des billets. Lire l'itinéraire avec soin. Assurez-vous que les vols, hôtels et locations de voiture montrer numéros de confirmation. Accorder une attention particulière à l'orthographe du nom du voyageur. Toutes les fautes d'orthographe sera affiché sur le billet d'avion. Si le nom sur le billet et le nom sur le passeport ne correspondent pas, l'exécutif ne sera pas autorisé à bord du vol.
Lorsque vous êtes satisfait de l'itinéraire est correct, appeler à nouveau l'agence de Voyage de leur dire quand l'émission des billets. La plupart billetterie se fait par e-billet. Vous et le voyageur recevrez un email contenant le e-ticket. Imprimer l'exécutif une copie pour un usage à l'aéroport pour obtenir des cartes d'embarquement.