Un administrateur de la subvention est responsable de la supervision des propositions de subvention, suivi des fonds de subventions et de faire en sorte que toutes les activités de subvention sont en conformité avec le contrat. L'administrateur doit être familier avec toutes les échéances et des résultats mesurables et produire la correspondance, créer des rapports et tenir des registres pour prouver que toutes les conditions de l'octroi sont remplies. La collecte des données, la saisie des données et l'analyse font partie du processus. L'administration des subventions est une activité professionnelle nécessitant une attention minutieuse aux détails et l'expertise technique.
Recueillir et organiser la proposition de subvention, tous les matériaux collatéraux et correspondance ultérieure relative à la bourse. Utilisez les sections de subvention comme un point de départ pour l'organisation, avec un fichier pour chaque résultat mesurable, par exemple. Déposer toutes les données recueillies dans le cadre du résultat, il se réfère, afin que l'information est facilement disponible quand il est temps de faire des rapports mensuels ou de fin d'année. Il ya beaucoup de paperasse impliquée dans une bonne administration de la subvention et cela doit être soigneusement organisée.
Identifier et soumettre les formulaires requis dans le cadre de modalités de temps spécifiée par le contrat. Création d'une ligne au début du processus liste de contrôle et le temps nous aider à assurer la conformité.
Déterminer et mettre en œuvre les systèmes nécessaires pour satisfaire les termes de la subvention de collecte de données. Chaque résultat mesurable spécifié dans la subvention doit être prouvée par la documentation. Par exemple, si vous avez promis d'inscrire 50 élèves, vous devez avoir les formulaires d'inscription et de signer les feuilles de présence sous forme écrite.
Surveiller les budgets: suivi des dépenses afin d'assurer les achats et les dépenses sont faites selon les postes dans les rapports budgétaires et émettre périodiquement sur les dépenses afin que le personnel sait où ils se situent par rapport à l'achat et les limites budgétaires.
Obtenir l'approbation des modifications de subvention comme le permet termes du contrat que la période de subvention progresse et la nécessité de changements devient apparente. Tout changement dans les conditions de subvention doivent être approuvées par le chef de la direction de l'organisation.
Surveiller les progrès vers les objectifs et les résultats promis et suggérer des modifications si celles-ci ne sont pas respectées. Si les objectifs de fréquentation ne sont pas respectées, par exemple, le membre du personnel responsable du recrutement doit être prévenu afin qu'ils puissent prendre des mesures correctives.