Les fichiers enregistrés au format Portable Document Format (PDF) présentent de nombreux avantages. PDF sont moins faciles à modifier que les documents Microsoft Word, et ils conserveront leur format et l'apparence indépendamment de ce programme est utilisé pour les ouvrir. Votre fichier Microsoft Word peut fière allure dans "Aperçu Avant Impression," mais si vous l'envoyez à un ordinateur avec un autre type de logiciel de traitement de texte, il peut sortir brouillés. Le fichier qui apparaît dans "Aperçu Avant Impression" peut facilement être enregistré en tant que PDF, de sorte que vous ne devez pas vous inquiéter de perdre le format de votre travail.