L'ère du numérique, combiné avec les tendances écologiques à la maison et au travail, ont entraîné des changements dans le fonctionnement des bureaux. Beaucoup optent pour échanger des documents par courriel ou via le site Web de téléchargements par opposition aux fax ou courrier ordinaire. L'envoi de documents par voie électronique permet de réduire le gaspillage de papier et est plus rapide que les télécopieurs ou de courrier régulier. Les documents électroniques qui nécessitent une signature peuvent encore être signés électroniquement par le biais de plusieurs options.
Recevez le document qui nécessite votre signature. Lire attentivement le document avant de signer quoi que ce soit pour vous assurer que les conditions sont comme vous l'espériez. Si il ya des divergences, contacter l'expéditeur pour discuter et réviser.
Inscrivez-vous un morceau de papier blanc, et clairement votre nom et le titre sous votre signature. Scannez la signature et l'enregistrer sur votre ordinateur. Si vous ne disposez pas d'accès à un scanner, prendre une photo numérique de la signature, par courriel à vous-même et l'enregistrer sur votre ordinateur. Ou, prendre le papier signé dans un magasin de copie et de demander au greffier de numériser le document pour vous. Demandez une copie numérique de la signature numérisée, soit par courriel à vous ou copié sur un CD ou un lecteur flash. Enregistrez le fichier numérique à votre ordinateur.
Collez votre fichier de signature enregistré sur le document où votre signature est requise. Cette méthode ne fonctionne pas pour tous DOCUMENT certains documents ne vous permettent pas de coller ou insérer des fichiers numériques.
Signer le document électronique via le service d'envoi. Certaines entreprises envoient des documents électroniques qui nécessitent des signatures grâce à des outils ou des sites Web tels que Docusign.com ou Echosign.com logiciels de signature électronique. Si l'expéditeur a utilisé un service comme celui-ci, des instructions pour signer le document accompagnera le document électronique. Habituellement, vous devez taper votre nom et accepter les termes et conditions du service via une case à cocher ou une autre forme de reconnaissance.
Connectez-vous au site Web fourni par l'expéditeur à soumettre votre signature. Pas tous les expéditeurs utilisent cette méthode, mais si l'expéditeur a la capacité de recevoir des signatures électroniques par l'intermédiaire d'un site Web, vous pouvez vous connecter sur ce site, tapez votre nom dans la zone appropriée et désigner que votre soumission est égale à votre signature.
Demandez à l'expéditeur pour une méthode préférée pour recevoir votre signature si aucune des instructions sont données.
Imprimez le document, le signer, le scanner et l'envoyer par courriel à l'expéditeur quand tout le reste échoue. Si il n'y a pas d'autre moyen de signer le document, et que l'expéditeur a besoin d'une copie signée, cette méthode est la fail-safe lorsque toutes les autres options échouent ou ne sont pas possibles.