Comment écrire une invitation formelle à un conférencier invité

Formatage de la Lettre

• Formater l'invitation comme vous le feriez une lettre d'affaires formelle. Si votre organisation offre une allocation sous forme d'honoraires ou de fonds pour couvrir Voyage et autres dépenses, qui a également mention. Bien que les événements varient, généralement en forme de la lettre comme suit:

  Commencez avec la salutation, comme "Cher Président:" - Ou M. / Mlle / Mme / Mlle / Dr. le cas échéant. Inclure votre entreprise, institution ou information sur l'organisation, le nom de l'événement, la date, le lieu, le but de l'événement, raisons pour lesquelles vous faites la demande, appointements ou d'honoraires et la fermeture le cas échéant, y compris les informations de contact. Insérez informations concernant une période de questions-réponses, le cas échéant, avant la clôture.

Fournir un Justification

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  Expliquez pourquoi vous organisez l'événement et pourquoi vous voulez l'invité à participer. En fonction du type d'événement, des exemples peuvent comprendre:

• Entreprise - "Votre vaste expérience dans la vente de widgets serait une source d'inspiration pour les employés de notre département de marketing."

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  Charité - "Rainforest préservation est au cœur de notre cause. Votre récente expédition en Amazonie pourrait fournir des informations importantes pour nos bénévoles."

• Collège - "En tant que conférencier à la classe 2015 de finissants de notre université, votre expertise dans les transplantations cardiaques serait sûrement bénéfique pour nos diplômés, en particulier ceux qui sont dans le processus de sélection d'une spécialité médicale."

Envoi de l'invitation

• Courrier traditionnel est encore le moyen le plus approprié pour communiquer avec votre haut-parleur. Email, tout acceptable pour de nombreuses fins, est trop informelle pour une lettre d'affaires adéquat. Il est acceptable d'envoyer un suivi par courriel. Si une adresse ne sont pas facilement disponibles pour un locuteur particulier, appeler la société, un collège ou d'une organisation de l'orateur pour savoir si il est une adresse que vous pouvez utiliser pour envoyer l'invitation. Si il n'y a pas d'adresse physique, vous pouvez être obligé d'envoyer l'invitation par courriel. Dans l'affirmative, garder le même format d'affaires tel que décrit précédemment. Pour courriels ou des lettres traditionnelles, créer le format vous-même, ou utiliser des modèles gratuits en ligne, tels que celui de JustLetterTemplates.com.

Après Up

• Peu importe si la personne accepte ou refuse l'invitation, le suivi de l'invitation avec une brève lettre ou un courriel. Reconnaître la réponse de l'invité et la remercier pour son temps. Par exemple, pour un réponse positive, vous pourriez dire: "La société XYZ est heureux que vous ayez choisi d'accepter l'invitation d'être le conférencier invité lors de notre événement. Notre société se réjouit de votre présentation le 23 mai 2015. S'il vous plaît trouver ci-joint l'information sur Voyage et hébergement." Pour un réponse négative, vous pourriez répondre: "Merci pour votre réponse à notre invitation au Gala de printemps, le 23 Juin 2015. Nous comprenons que les conflits d'horaire ne peuvent pas toujours être évités. S'il vous plaît nous garder à l'esprit pour de futures opportunités."