Indiquer le nom de l'événement clairement sur la première ligne de l'invitation à réfléchir comment occasionnel ou formelle l'événement sera. Par exemple, utiliser le phrasé occasionnel comme "Rejoignez-nous pour la cinquième pique-nique annuel Perry fabrication!" pour un pique-nique annuel de l'entreprise. Utilisez une formulation plus formelle comme "Vous êtes cordialement invités à la fête de vacances Matrice Industries" pour une fête de Noël formelle.
Donner l'heure et la date. Utilisez une phrase occasionnel comme "Saturday, 26 Juillet 2010 à 12:30" pour un événement informel, mais énoncer les numéros pour les événements officiels, tels que "Samedi, le dixième de Décembre à six heures du soir."
Indiquez l'emplacement. Pour un happy hour après le travail dans la salle de pause, écrire le nom de votre bureau, comme "ETD Technologies," sur l'invitation. Si l'événement est hors site, donner l'adresse de l'endroit où il sera.
Demander une réponse, si nécessaire. Des événements occasionnels pourraient ne pas exiger un RSVP auprès des employés, mais les événements plus formels besoin d'eux, surtout si l'entreprise prévoit de fournir des repas complets. État "S'il vous plaît répondre pour le 1er Décembre à Mike Thomas" pour les événements officiels. Fournir un nom sans informations de contact pour les réponses puisque les employés doivent savoir comment communiquer avec un collègue de travail. Inclure une adresse email ou numéro de téléphone si elle est une grande entreprise.
Indiquer qui peuvent y assister. Sauf indication contraire, l'invitation implique que seul le destinataire peut y assister. Indiquez au bas de l'invitation si l'événement comprend le conjoint ou la famille d'un employé, comme "S'il vous plaît amener un invité à la célébration" ou "Votre famille est la bienvenue pour nous rejoindre au pique-nique."