Comment créer un modèle de POS

Ouvrez un nouveau document de traitement de texte. Enregistrez le fichier avec le nom que vous souhaitez utiliser pour votre modèle de POS et de la date pour le contrôle de version. Par exemple: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Insérer un tableau dans l'en-tête. Le nombre de lignes et de colonnes de ce tableau est à vous- garder à l'esprit que vous aurez besoin, au minimum, une cellule pour le nombre de SOP, le titre et l'approbation ou la date effective du document. Vous pouvez également utiliser une cellule pour le numéro de page et le logo de la société ou le nom si vous le souhaitez. La bonne chose à propos de la table dans l'en-tête est qu'il se répète dans tout le document que vous ajoutez des pages.

Insérez une grande table sur la première page du document. Ce tableau contiendra votre numéro de SOP et le titre au sommet, suivi par les cellules pour les signatures du personnel clé, comme l'auteur du document et l'approbation des fonctionnaires, avec leurs noms, titres et dates signés. Type de rubriques pour chaque cellule, tels que "SOP Titre" pour la cellule supérieure, "SOP Auteur" pour la cellule suivante et "QA Approbation" pour le nombre approprié de cellules.

Créer des sections pour l'introduction, les responsabilités, les matériaux et l'équipement (le cas échéant) et de la procédure. D'autres sections pourraient inclure des glossaires de termes ou d'abréviations, de produits. Depuis ce est un modèle, vous voudrez peut-être inclure une phrase ou deux décrivant ce qui est attendu pour chaque section si vous prévoyez d'avoir plusieurs auteurs SOP.

Formater vos sections. Une des façons les plus courantes de présenter sections SOP est de commencer un lettrage, la numérotation ou le système de combinaison pour chaque section. Vous pouvez également utiliser des balles et des tirets. Rappelez-vous cependant, il est plus facile lorsqu'on se réfère à la révision ou SOP pour pointer vers une section par la lettre / chiffre. Montrez que ce que le format de séquençage devrait ressembler pour chaque ligne suivante dans une section, comme "A, B, C"- "1, 2, 3"- Ou "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Insérez deux autres tableaux à la fin du modèle. Une des tables devrait être pour la liste des références externes ou pour les annexes et les formes que vous pouvez attacher à la SOP pour les changements de version. L'autre table peut être pour documenter l'histoire de version du SOP et des raisons des changements. Ces tables peuvent continuer à utiliser le format de numérotation / lettrage que le reste du modèle utilise.

Enregistrez le document comme un fichier de modèle en lecture seule. Cela aidera à garder votre modèle d'être accidentellement écrasé par forcer l'utilisateur à enregistrer le document sous un nom différent en cas de modification.