Selon le document (EPA) Agence américaine de protection de l'environnement "Directrices pour la préparation des procédures d'utilisation normalisées (SOP),""Le développement et l'utilisation des SOP font partie intégrante d'un système de qualité réussie car elle donne aux individus les informations pour effectuer un travail correctement et facilite la cohérence dans la qualité et l'intégrité d'un produit ou résultat final." Ainsi, la bonne préparation des IPO est la clé de jeter les bases pour la réalisation des processus cohérents. En suivant quelques étapes générales, vous pouvez préparer SOP pour une utilisation au sein de votre organisation.
Identifier ce que les procédures ou les processus de votre organisation exige la documentation afin d'être effectuée d'une manière cohérente et qui sont les personnes les plus qualifiés à l'auteur de la SOP associé. Une approche d'équipe peut être utilisé à la fois à identifier la nécessité pour le SOP et pour écrire le SOP.
Déterminer un système de numérotation pour assurer un contrôle adéquat des documents de vos SOP. Le système de numérotation doit être suffisamment souple pour permettre un certain nombre de modes opératoires normalisés et un certain nombre de révisions pour SOP individuels. Avez vous-même ou par une personne de contrôle de document attribué maintenir la liste principale de sorte qu'aucune numéros en double sont utilisés.
Développer un modèle de POS que tous les SOP organisationnelles suivront en utilisant un logiciel de traitement de texte. Pour les procédures administratives ou programmatiques, le modèle doit contenir, au minimum, une page de titre, les procédures (y compris les objectifs, la portée, le résumé, les définitions, les qualifications du personnel, la procédure elle-même, des listes de contrôle et la gestion des documents), contrôle de la qualité et des références. Pour les procédures techniques ou de laboratoire, le modèle doit contenir, au minimum, toutes les sections pour SOP administratives énumérées ci-dessus, en plus de la sécurité des informations, mises en garde, des interférences, de l'équipement et des fournitures dans la section des procédures.
Ecrire une procédure normalisée sur la façon de rédiger des procédures d'exploitation standard pour votre organisation, bizarrement connu sous le nom "SOP sur SOP". Utilisez le modèle développé et mis en avant vos attentes quant à la façon tous les PNF devraient être préparés, par exemple, qui identifie le besoin, qui attribue le numéro, ce format à utiliser et les attentes pour ce qui devrait être inclus dans chaque section.
Préparer le reste de vos SOP basés sur la méthode énoncée dans la SOP sur SOP, de faire des révisions mineures pour améliorer le processus de préparation en termes de temps et de la qualité des documents produits.