Comment écrire un rapport Grant

Ecrire la feuille de couverture et la section Narrative

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  La première section est la feuille de couverture et appelle à des renseignements de base et de données qui permettra de relier votre rapport de subvention à votre proposition de subvention originale. Cette section comprend le nom légal de votre organisation, la plage de dates du projet décrit dans la subvention, le nom du directeur général ou du président de votre organisation, le nom de la personne de contact plus familier avec le projet financé et le rapport de subvention. Indiquez aussi votre adresse postale complète, téléphone et fax, adresse e-mail, nom du projet, le montant de la subvention, accorder numéro d'identification, et le but de la subvention. Assurez-vous que toute cette information correspond à ce qui est dans la demande de subvention et d'attribution lettre originale. Dans le pied de page de votre rapport, mettez votre numéro et la page subvention Numéro d'identification du rapport.

• 2

  Dans la section de récit, expliquer comment le financement du projet a fait une différence dans votre communauté ou dans la vie des personnes que vous avez aidées. Vous pouvez fournir des données quantitatives et statistiques, comme les taux d'obtention de diplôme, le niveau de revenu ou de classes. Vous pouvez également fournir des données qualitatives comme les enquêtes, des interviews ou des histoires d'individus ou de familles qui ont bénéficié de vos services.

• 3

  Dites au bailleur de fonds si vous avez découvert quelque chose de nouveau à la suite de la subvention. Expliquer en détail si quelque chose inattendue est survenue, bon ou mauvais.

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  Dites au bailleur de fonds si vous avez travaillé en collaboration avec d'autres organisations et la façon dont il a percuté le projet. Ceci est important parce que la collaboration de valeur des bailleurs de fonds au sein des organisations.

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  Partager les leçons tirées du projet. Décrivez en détail tous les défis qui se posent au cours de votre projet et comment vous les avez surmontés. Si vous faites le bien, vous allez gagner beaucoup de respect de l'organisme subventionnaire. Ils apprécient lorsque les organisations à but non lucratif, il dit comme il est aussi opposée à sucre revêtement de la situation.

• 6

  Laissez le subventionneur savoir ce que les plans d'avenir pour le projet. Inclure les sources de financement si le projet va se poursuivre. Expliquez comment vous pourriez modifier le projet étant donné les nouvelles leçons apprises.

• 7

  Remercier le bailleur de fonds pour sa générosité à investir dans votre projet. Exprimez votre gratitude. Ajouter des commentaires additionnels pertinents.

Inclure Finances

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  Le bailleur de fonds pourrait demander pour les états financiers spécifiques tels que le revenu, les flux de trésorerie et un bilan. Soumettre les états demandés pour l'année du projet. Expliquer les changements extrêmes de votre santé financière à partir du moment que vous avez reçu l'octroi d'une subvention à la fois que vous signalez. Il vaut mieux que vous le signaler et avoir une bonne explication que d'avoir le subventionneur découvrir sur son propre. Soyez franc.

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  Fournir un rapport détaillé sur les fonds de la subvention passé sur les projets spécifiques. Les informations que vous fournissez dans cette section doivent correspondre directement à votre budget dans la proposition de subvention.

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  Si vous aviez des coûts imprévus, les inclure dans le rapport et les identifier comme tels. Aussi expliquer ces coûts dans la partie narrative du rapport de subvention.

Emballez le rapport

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  Inclure une courte lettre de présentation détaillant le contenu du rapport qui devrait inclure votre bourse numéro d'identification. La lettre doit être de directeur exécutif ou le président de votre organisation à son équivalent à l'établissement de l'octroi de subventions. La lettre devrait remercier le donateur de la subvention, à nouveau. Vous ne pouvez jamais vraiment remercier assez.

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  Modifier le récit de subvention avec l'aide d'un autre collègue. Obtenez un signe-off finale de la finance sur les états financiers. Assurez-vous que la police et le ton du rapport sont cohérentes tout au long pendant l'édition.

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  Joindre enquêtes, des graphiques, des cartes, des statistiques ou des informations recueillies pour mesurer votre projet. Vous résumez les aspects les plus importants dans la partie narrative, mais ceux-ci devraient être disponibles à titre de référence. Présenter toutes les données de façon aussi concise que possible.

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  Utilisez les pièces jointes promotionnels avec parcimonie. Subventionneurs sont très occupés et tout simplement ne pas avoir le temps de patauger si chacun de vos dépliants d'événements, des images et des communiqués de presse. Choisissez les deux ou trois meilleures photos, un morceau de médias publié ou diffusé, et peut-être un bulletin d'information de votre organisation. Si vous choisissez de matériau de fixation supplémentaire, assurez-vous qu'il aide votre cas et est directement liée au projet.

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  Obtenir la signature d'un représentant autorisé de votre organisation - probablement la même personne qui a signé la demande de subvention.

Proposez à l'heure

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  Envoyer le rapport de subvention dans le milieu et le mode dictée dans la lettre d'attribution. L'institution donatrice peut demander un e-mail, avoir un portail en ligne ou préfèrent trois exemplaires envoyés par USPS. Il est toujours plus sûr de vérifier.

• 2

  Confirmer la réception. Si vous ne recevez pas une auto-confirmation, vous pouvez communiquer avec la personne appropriée du personnel de l'institution d'octroi de subventions pour confirmer la réception de votre rapport de subvention.

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  Enregistrer une copie pour vos dossiers. Juste au cas où quelque chose se passe avec la livraison de votre rapport de subvention, vous devez être prêt à fournir une autre copie à l'organisme subventionnaire.