Donnez votre ligne d'objet qui reflète adéquatement le message. Lignes d'objet spécifiques aideront les employés organisent email selon les projets de l'entreprise. Titres vagues comme "Important" ou "Lisez s'il vous plaît" il est difficile de localiser des messages à l'avenir.
Composez un message qui est concis et facile à lire. Les employés doivent passer au crible de gros volumes de messages électroniques par jour et avoir peu de temps pour lire de longs messages. Utilisez une police lisible, inclure beaucoup d'espace blanc et d'employer des lettres majuscules et minuscules de manière appropriée. Rédigez votre message dans un ton qui est courtois et professionnel, et de commencer et finir avec salutations professionnels.
Reportez-vous à la pièce jointe. Busy employés sont souvent précipités pour le temps et peuvent donnent sur la pièce jointe si il n'y a aucune référence à elle. Laissez le destinataire de savoir ce que la pièce jointe contient et ce qu'il faut faire avec elle.
Assurez-vous que vous avez joint le document avant de l'envoyer. Janis Chan Fisher, auteur de "E-Mail: A Guide Ecrire Eh bien il - Comment écrire et gérer le courrier électronique en milieu de travail," conseille de joindre le document avant de commencer à écrire votre message.
Laissez votre lecteur de savoir quel programme est nécessaire pour ouvrir le fichier. La suite Microsoft Office et Adobe Acrobat Reader sont des applications courantes utilisées dans le lieu de travail.
Pensez à la quantité de temps qu'il faudra au destinataire de télécharger la pièce jointe. Utilisez un programme de compression de fichiers pour les fichiers volumineux, tels que WinZip, ou casser le fichier en sections plus petites que vous pouvez envoyer séparément. En contrepartie de l'employé occupé, vous pouvez aussi coller le document dans le corps du message.
Relisez votre message. Fautes d'orthographe et de grammaire apparaissent non professionnel. Évitez également d'utiliser l'argot, abréviations et émoticônes dans votre message. Ceux-ci peuvent être des termes bien connus, mais ils sont inappropriés dans les messages commerciaux.
Scannez votre message et document ci-joint pour les virus avant de vous envoyer.
Inclure un avertissement encourager le lecteur à analyser la pièce jointe pour les virus avant de télécharger. Cela peut protéger votre entreprise contre la possibilité d'une action en justice si le destinataire reçoit un virus par le biais de votre attachement.