Répondez rapidement. Il est préférable de répondre à un message dès que vous le recevez, ou le même jour. Si vous êtes incapable de fournir les renseignements demandés immédiatement, puis envoyer un message pour informer la personne que vous avez reçu le message et répondre avec les informations prochainement.
Répondez aux questions posées dans le message. Également fournir des informations à anticiper les questions encore connexes. Par exemple, si le message provient d'un client renseigner sur les tarifs d'expédition, envisager de fournir des informations sur les horaires d'expédition aussi. Assurez-vous que l'information est exacte, car des informations inexactes pourrait être un motif d'action en justice.
Soyez concis. Il est plus difficile de lire les messages sur un écran d'ordinateur que ce soit pour lire sur le papier, et la plupart des gens ne vont pas lire longs e-mails. Ne fournir que les renseignements qui sont pertinents en aussi peu de mots que possible.
Vérifiez l'orthographe et la grammaire. logiciel de messagerie, comme Outlook, a intégré orthographe et de grammaire éditeurs. Bien que ces éditeurs sont utiles, ils ne capturent pas chaque erreur. Par exemple, ils ne seront pas détecter que vous vouliez taper "voir" au lieu de "mer."
Utilisez le "Cc" et "Cci" lignes attentivement. Placez votre adresse ou l'adresse du destinataire principal, dans le "À" ligne et que des partis secondaires dans le "Cc" ligne. Utilisez la ligne Cci pour ceux qui souhaitent garder leurs adresses privé. Vous pouvez vous référer à eux à la fin du message pour informer le destinataire sait qu'ils ont reçu une copie aussi. Ne pas envoyer le message aux gens qui ont pas d'association avec ou connaissance de la matière.
Choisissez un titre approprié et descriptif pour l'objet. Cela aidera à la fois vous et le destinataire de trouver facilement le message plus tard.
Ne pas effacer les réponses âgés du corps de l'email. Il est utile de pouvoir faire défiler la page pour lire l'histoire du message au lieu de chercher à travers votre boîte de réception pour les anciens messages.
Ne pas transmettre des canulars, des blagues ou autres messages inappropriés. Ce ne semble pas professionnel et il est une perte de temps.
Utilisez toujours un langage politiquement correct.
Inclure un avertissement au bas de votre message. Ce devrait être rédigé de telle manière que la société est protégé au cas où le message est envoyé au mauvais destinataire, le destinataire reçoit un virus à l'ouverture du message et d'autres problèmes similaires.
Pensez à votre lecteur lorsque vous rédigez un courriel d'affaires. Selon Janis Chan à Fisher "E-Mail: A Guide Ecrire Eh bien il - Comment écrire et gérer le courrier électronique en milieu de travail," garder votre public à l'esprit vous aidera à adopter le ton juste, de décider ce qu'il faut inclure dans votre message et indiquer efficacement votre point.