Organisez vos fichiers en utilisant un système tel que numérique, alphabétique ou chronologique. L'utilisation de l'une de ces trois méthodes varie selon le type de renseignements déposés. Un cabinet d'avocats peut choisir de déposer ses informations en utilisant la méthode numérique, le dépôt par le nombre de cas, tandis que le bureau d'un médecin peut choisir d'organiser les fichiers des patients utilisant la méthode alphabétique, dépôt patients par nom. D'autre part, une société dont la recherche d'information besoins dépendra dates serait utiliser la méthode chronologique, en choisissant de déposer des renseignements par date.
Vous pouvez également utiliser une combinaison de ces méthodes de production, en fonction de la spécificité requise des sous-catégories au sein du système de dépôt. Les commis au classement peuvent être plus détaillées dans leurs méthodes, en choisissant d'utiliser des méthodes chronologiques et alphabétiques, organisation de la première par date, puis par ordre alphabétique subcategorizing. Cette technique rend les fichiers de clients consultables par la date à laquelle le client a commencé à faire des affaires avec la société.