Concentrez-vous sur la question à portée de main. Gardez la conversation centrée sur le but de l'appel et d'éviter la dérive dans le petit entretien. Si la personne à qui vous parlez commence à virer au large à un autre sujet, le diriger doucement vers des questions plus pertinentes. Ne pas avoir peur d'être en avant lors de cette opération. Si la personne que vous parlez avec les dérives à un autre sujet, le ramener en disant, "Mais à propos de ..." et parler à nouveau le point principal. Cela vous permettra de l'appelant sait que le sujet à portée de main est la chose la plus importante. A signaler aussi que vous "ne veulent pas prendre trop de son temps." Ceci est une poupe, mais poli, façon de garder un appel téléphonique sur la bonne voie.
Posez des questions fermées afin qu'il n'y ait pas de dérive du sujet principal. Plutôt que de se demander ce qu'est un bon moment pour rencontrer est, demander, "10 heures sera un bon moment pour répondre?" Les questions fermées auront seulement un numéro de série de réponses, deux ou trois tout au plus, et cela permet de garder la conversation spécifique à l'objet à portée de main.
Résumer l'appel téléphonique pour vous assurer que vous avez pris soin de tout. Réitérer la question et comment elle est traitée. Un rapide, "Je vais tirer jusqu'à ce que l'information et obtenir un rapport de vous à la fin de la journée," renforce l'idée que tout a été pris en charge.
Demandez-lui si il ya autre chose que vous pouvez faire pour aider, ou d'autres questions sur le sujet qui doivent être discutées. Une fois de plus, renforcer le but de l'appel et ne pas dévier vers d'autres sujets. Utilisez des phrases telles que "Donc, cela résoudre votre problème avec le rapport de dépenses ?," ou "Y at-il autre chose que je peux inclure dans ce paquet pour vous?" En tant que votre appel atteint sa conclusion, la personne à l'autre extrémité sera probablement admettre que, non, il n'y a rien d'autre à ce sujet pour discuter.
Merci de l'appelant pour son temps, ou pour appeler (en fonction de qui a initié l'appel). Laissez-lui savoir que vous serez suivi de quelque manière est approprié à la situation. Utilisez un rapide "Bonne journée" ou "Merci de votre appel" pour terminer l'appel. Évitez les longues adieux au cours de laquelle vous échangez trop de plaisanteries.