Choisissez un fournisseur de téléconférence. Certains fournisseurs, comme freeconferenceservice.com et freeconference.com, vous permettra d'utiliser leurs services gratuitement. Les services gratuits ont souvent des limites, telles que la quantité de participants admis sur l'appel et la durée de chaque appel.
services de téléconférences de sociétés comme AT&T ou Clear Channel, peut vous obliger à payer un paiement à l'acte cependant, ces entreprises offrent souvent des avantages supplémentaires, comme un numéro sans frais pour vous et les membres de votre parti de composer pour l'appel, ainsi que de faibles taux par minute .
Lors du choix d'un fournisseur, considérez combien de participants vous vous attendez à être sur l'appel et le nombre de ceux qui réclament longue distance, durée de l'appel, et le nombre d'occurrences de téléconférence. Demandez au prestataire si elles offrent d'autres fonctionnalités, telles que le soutien technique 24/7, service à la clientèle, et la possibilité de basculer sur le Web ou la vidéoconférence.
Programmer un temps pour votre téléconférence autant d'avance que possible. Certains fournisseurs de services de téléconférence exigent que vous planifiez votre conférence au sein d'une fenêtre de temps alloué, la plupart demandant pour une réservation au moins 24 heures à l'avance de l'appel. Alternativement, d'autres fournisseurs ne peuvent pas exiger une réservation à l'avance. Ceci est une fonctionnalité que vous devriez vous renseigner sur avant de décider sur un fournisseur de téléconférence.
Créer un ordre du jour. Sur l'ordre du jour, y compris les points de toutes les affaires de balles pour discuter lors de l'appel. L'ordre du jour vous aidera à rester concentré sur les sujets à portée de main et d'éviter les égarer sur des discussions pertinentes. Ensuite, si vous arrivez à devenir distraire pendant l'appel, vous pouvez regarder l'ordre du jour pour revenir sur la bonne voie.
Email participants de la téléconférence à l'avance. Dans cet e-mail, de leur fournir un numéro de téléphone et le code PIN pour accéder à l'appel. Dites-leur le temps de l'appel et fixer l'ordre du jour finalisé. En fixant l'ordre du jour, les participants peuvent préparer à l'avance pour toutes questions ou commentaires.
Composez dans la ligne de téléconférence 15 minutes plus tôt. En faisant cela, vous ne devrez pas vous soucier d'être en retard. Vous saurez également, à l'avance, des difficultés techniques qui peuvent survenir. Si vous éprouvez des difficultés techniques, vous pouvez facilement contacter le service clientèle pour obtenir le problème résolu.
Notez que certains fournisseurs de services de téléconférence seront également offrir une fonctionnalité qui permettra aux participants de "carillon" quand ils arrivent sur l'appel, même si elles arrivent en retard.
Stick à l'ordre du jour. Ceci est très important, une fois la téléconférence commence à assurer que tous les éléments sont discutés. Il est également important de laisser du temps pour les questions et commentaires à la fin de l'appel. Soyez courtois et d'écouter sans interrompre ou de couper quelqu'un off. Si vous ne disposez pas de la réponse à la question ou ne souhaitez pas répondre à la rétroaction pour le moment, la liste comme un élément de l'ordre du jour de la prochaine téléconférence.
Mettre fin à la conférence téléphonique. Comme l'hôte de la téléconférence, vous devriez être la dernière personne à quitter la ligne.