Pour beaucoup de gens, se souvenant grand nombre de numéros de téléphone est une tâche impossible. Lorsque quelqu'un appelle votre bureau, vous devez avoir le bon numéro à la droite maintenant, et la meilleure façon de le faire est de garder un répertoire de téléphone de bureau. Alors que les grands bureaux peuvent avoir des systèmes téléphoniques complexes avec les annuaires électroniques, la plupart des bureaux ne besoin de rien ce complexe. Avec très peu d'effort, vous pouvez créer un répertoire de bureau simple à mettre toute l'information dont vous avez besoin à portée de main.
Créer une nouvelle feuille de calcul et nommez- "Répertoire du bureau". Utiliser un tableur est un moyen facile de mettre en place un annuaire téléphonique pour un bureau qui ne sont pas assez grand pour avoir un système d'annuaire de téléphone central.
Ajouter trois têtes de colonne à votre feuille de calcul: Nom, Bureau # et téléphone. Si vous voulez, ajouter des colonnes à la feuille de calcul et vous pouvez facilement suivre, par exemple, les adresses électroniques et numéros de fax.
Envoyer le répertoire (ou le lien vers si vous utilisez une feuille de calcul en ligne) à vos collègues et leur demander de remplir leur propre information correcte et de l'envoyer de nouveau à vous. Il peut y avoir un assistant administratif de bureau avec certaines de ces informations qui vous pouvez demander de remplir immédiatement les informations pour vous.
Regroupez les résultats en une seule feuille de calcul avec tous les changements sur elle. Vous avez maintenant un répertoire de téléphone de travail pour votre bureau.
Imprimer l'annuaire téléphonique, ou par courriel à le reste de votre bureau pour un usage général. Voir Conseils ci-dessous pour un moyen facile de distribuer l'annuaire téléphonique avec moins de tracas.