Décidez de votre niveau d'engagement. Si vous cherchez à investir dans un système pour une utilisation fréquente à long terme, ou avez-vous juste besoin de sauver les choses comme une sauvegarde?
Enregistrer des copies de disques si vous êtes à la recherche de la méthode la moins chère. Gardez un peu de tous les journaux et les étiqueter d'une manière qui fait sens pour vous. En termes de journaux, il est un appelé la morgue, où de vieux papiers vont mourir. L'inconvénient de cette méthode: Il est difficile de trouver des histoires ou des photos, sauf si vous savez exactement la date et la page ils ont couru sur. Il exige également de retaper le texte ou de numériser des photos lorsque vous souhaitez réutiliser le contenu archivé.
Depuis presque toute écriture de journal et la conception se fait sur ordinateur, sauvegarder des copies des fichiers peut être un, peu encombrant système plus souple et accessible. Cela nécessite un espace informatique. Connectez-vous les histoires et les photos numériques dans des dossiers individuels avec des titres appropriés, généralement fondé sur la date. Inclure les informations de légende dans la "déposer infos" section de chaque photo, ou vous aurez des centaines de photos que vous ne pouvez pas réutiliser parce que vous ne savez pas qui est dans l'image ou quel événement il a été pris à. Ce système peut devenir difficile à gérer. À un certain point, vous aurez besoin de télécharger les fichiers enregistrés sur un disque dur séparé ou sur CD-ROM, ce qui rend l'organisation clé de cette méthode. Cette méthode est également rentable, mais l'inconvénient est pas la capacité de rechercher dans le contenu de l'archive.
Vous pouvez récupérer des articles via Internet ou le site Web de votre papier si elle a une bonne fonction de recherche et un système de base compatible Web-entrée. Il est important de parler à votre concepteur Web à propos de cette méthode pour savoir comment les articles sont enregistrés dans votre système et si votre serveur et le logiciel peut gérer la charge. Il ne constitue pas une méthode idéale pour l'archivage et aurait besoin d'être sauvegardés souvent, ainsi que celui qui est maintenu par faire le site Web. Accès photographies de cette méthode est plus difficile parce que la faible résolution des images sur le Web signifie qu'ils sont inutilisables en impression.
Une autre méthode consiste à archiver via une base de données où vous copiez du texte à partir des articles dans un fichier de base de données. Cela permettrait de recherche par mot clé. Cela pourrait se faire pour un coût relativement faible, mais le temps et l'argent dépensé pour avoir entrée de quelqu'un toutes les informations et la clé correctement serait susceptible d'être mieux dépensé sur les services plus fonctionnels. En outre, il ne serait pas possible d'archiver les photos avec cette méthode.
Utilisez un système d'archivage professionnel. La plupart des journaux utilisent une forme de système automatisé comme la plupart Merlin qui conserve la trace des dates d'exécution, d'informations de fichiers et les mots clés. Ces systèmes peuvent gamme de prix de quelques centaines à plusieurs milliers de dollars, en fonction de vos besoins et la complexité du système. Certains sont basé sur le Web et peut être consulté à partir de n'importe où, tandis que d'autres sont basées sur le serveur, fournissant une base plus solide pour la construction d'une archive de journal.