Pour rester viables, organismes sans but lucratif doivent fonctionner avec un budget de l'organisation, de même que tout autre type d'entité must. Le budget reflète les revenus que l'organisation attend de gagner toute l'année et comment cet argent sera dépensé. Ayant un budget approuvé par votre conseil d'administration fournit une feuille de route financière pour votre organisation.
Établir l'exercice de votre organisation. Selon la nature du financement que votre organisme reçoit, l'exercice peut fonctionner à partir du 1er Janvier au 31 Décembre, Juillet 1 to 30 Juin, ou une autre date qui correspond le mieux les flux de financement de votre organisation. La date d'échéance pour vos déclarations d'impôt avec l'IRS sera tributaire de la fin de votre exercice. Exercices devraient rester les mêmes chaque année.
Recueillir toutes les données disponibles sur les revenus et les dépenses au cours de l'exercice précédent. Utilisez un logiciel de comptabilité contenant des données pour créer Bénéfice annuel & Déclarations des pertes et des bilans pour vous aider à comprendre la situation financière et de l'utilisation des fonds de votre organisation.
Utilisez un crayon et du papier, ou d'un type tableur Excel de Microsoft pour enregistrer toutes vos catégories de dépenses d'exploitation dans une colonne. Pour une organisation créant son premier budget, catégories ou "comptes d'exploitation" peut être développé pour répondre aux exigences de déclaration sur le formulaire IRS Tax 990, ou sur mesure pour mieux répondre à vos besoins en matière de suivi financier.
Notez toutes vos catégories de revenu dans une autre colonne. Inclure tous les types de sources que votre organisation reçoit de l'argent à partir. Le revenu commun comprend subventions, dons, promesses, des collectes de fonds et les frais de service.
Passez en revue vos données afin de déterminer le montant des revenus que chaque catégorie de revenu apporté au cours de l'exercice précédent. Déterminez si vous prévoyez sources de revenu pour augmenter, diminuer ou rester cohérent. Basé sur vos conclusions, estimer et enregistrer un montant réaliste que chaque catégorie de revenu produira dans le prochain exercice.
Évaluer les données relatives aux dépenses au cours de l'exercice précédent. Tenir compte des dépenses annuelles récurrentes, opérations agrandies ou réduites et des achats importants. Estimer et enregistrer un montant réaliste qui sera dépensé dans chaque catégorie de dépenses dans le prochain exercice.
Calculer et enregistrer les revenus et les dépenses total estimé. Inclure des réserves prévus dans le calcul de votre revenu. Assurez-vous qu'il n'y a pas un déficit entre vos revenus et dépenses budgétisées. Fonctionnant avec un déficit ne permet pas à votre organisation de constituer une réserve, qui peut être utilisé pour les urgences. Idéalement, les petites organisations sans but lucratif de taille moyenne devraient conserver une réserve qui est égal à 25 pour cent de leur budget annuel de fonctionnement.
Ajuster les dépenses, si nécessaire, pour éliminer tout déficit créé par vos estimations.
Examiner le projet de budget avec le conseil d'administration de l'organisation. Utilisez toute rétroaction de modifier le budget afin de mieux refléter les objectifs et les limites financières de votre organisation pour l'année à venir. Demandez le conseil d'approuver le budget. Utilisez le budget final comme un guide pour les limites de dépenses et des objectifs de revenus pour éviter les déficits budgétaires. Comparez votre budget aux dépenses et aux revenus au moins une fois chaque trimestre réels.