Adresse la note de transmission avec le formatage simple mémo. Si votre organisation dispose d'un modèle de mémo utiliser. Si pas utiliser cette installation comme un point de départ:
MOTIFS
Pour: le nom et le titre de bénéficiaire
De: Votre nom et le titre
Date: Date vous mettez dans votre rapport
Objet: Nom du rapport
Ecrire une déclaration d'ouverture. "Voici le rapport que vous avez demandé ce qui concerne ..." par exemple. Il n'a pas besoin d'être longue. Un couple de phrases simples va faire le travail. Utilisez le format de bloc d'affaires pour ce paragraphe et le reste de votre mémo. Placez un retour, ou espace vide entre chaque paragraphe, mais ne pas onglet ou tiret avant de commencer une nouvelle section.
Ecrire un paragraphe d'introduction. Décrire la portée du rapport, exactement ce qu'il couvrira et comment vous vos informations recueillies.
Écrire le corps du mémo. Expliquer l'utilité du rapport sera pour le lecteur. Présentez vos principales conclusions et mettre en évidence des conclusions ou des chapitres d'un intérêt particulier à votre auditoire intéressants. Toute information qui va rendre le rapport plus utile ou accessibles à votre lecteur peut être inclus dans cette section. Vous pouvez même faire des suggestions pour la recherche.
Composez un paragraphe de clôture. Rédigez un court texte de remerciements à votre lecteur et de reconnaître toute aide majeure que vous avez reçu de leurs collègues. Ainsi, offrir à éclaircir les points ou de faire d'autres travaux si nécessaire.
Vérifiez le document pour les erreurs d'orthographe et de grammaire.
Avoir un collègue qui vous avez confiance de relire votre travail. Ses yeux frais seront concentrer sur la parole et les fautes de frappe déroutant.
Apportez les modifications nécessaires et incorporer les suggestions de votre relecteur.
Insérez votre mémo complété d'envoi dans le reste de votre rapport. Placez-le juste avant la table des matières et après la page de titre du rapport.