La clé de la rédaction d'un rapport efficace est de simplement tenir aux faits. Concentrez-vous sur les détails les plus importants. Les meilleurs rapports donnent une explication claire et concise du sujet à la main. Beaucoup de gens croient qu'un rapport doit être long et inondé avec des détails, mais en vérité, un rapport efficace auront droit au point de la question d'une manière concise. Avant de commencer la rédaction du rapport d'abord créer une liste à puces de tous les sujets que vous avez besoin de discuter. Vous pouvez ensuite organiser le rapport basé sur cette information.
Décrivez votre rapport avant de l'écrire. Créer des sections générales, puis diviser ces sections en petits paragraphes avec des titres qui sont descriptives et facile à suivre. Faire le contour dans une table des matières et inclure la table des matières au début du rapport, afin que le lecteur sera en mesure de faire facilement référence à des informations du rapport.
Déterminez votre public. Qui lira ce rapport? Cela vous aidera à décider sur le ton du rapport. Décider si elle est formelle ou informelle. Quel que soit le ton que vous utilisez, écrire avec un langage clair et simple. Éviter "discours d'entreprise," jargon et de grands mots.
Lancer le rapport le match avec un résumé. Résumer les points clés. Utilisez des puces pour la simplicité et à attirer l'attention sur les principaux objectifs du rapport. Revenez à cette synthèse après le rapport est complet pour confirmer que vous avez capturé tous les détails les plus importants.
Fournir des détails spécifiques sur chaque paragraphe que vous avez décrit dans la première étape. Divisez-les en paragraphes courts. Chaque paragraphe ne doit pas dépasser quatre ou cinq phrases. Évitez les descriptions élaborées: État votre point, les statistiques pertinentes, ou les mesures proposées, et passer à la section suivante.
Utilisez avec modération visuels pour illustrer vos points. Graphiques, diagrammes et photos qui soutiennent vos conclusions aideront le lecteur de saisir les concepts.
Lire le rapport deux fois après avoir terminé le premier projet. Découpez les mots inutiles et redondants langue. Grammaire et d'orthographe de corriger les erreurs.
Disposez le texte du rapport dans un modèle attractif avec une simple couverture. Microsoft Office a rapport libre modèles disponibles sur le site de Microsoft (voir Ressources). Enveloppez le rapport dans une spirale afin que vos lecteurs peuvent facilement parcourir les pages.