Analyser le but de l'événement. Pensez à ce que vous voulez atteindre à cet événement et comment vous voulez invités se sentent à propos de l'événement. Considérez célébrer étapes telles que les anniversaires et les anniversaires à l'événement. Cette analyse vous aide à obtenir une orientation claire sur l'objectif de l'événement. Pensez à la satisfaction des clients avant la planification, y compris ce que les clients pourront profiter d'aussi loin que le divertissement, la musique, le thème et les prix.
Déterminer le budget. Si cela est votre cas, vous savez ce que l'argent que vous avez à consacrer à un événement. Vous organisez un événement pour quelqu'un d'autre exige une analyse minutieuse de combien d'argent est disponible à dépenser. Pour certains événements, les entreprises fournissent un budget et des coordonnateurs doivent travailler dans ces limites. Voyez comment de nombreux invités assisteront à l'événement et définir un chiffre approximatif. Pensez à des emplacements, de divertissement, de la nourriture et des boissons lors de la détermination d'un budget.
Choisissez un emplacement. Dresser une liste des lieux possibles. Envoyer une demande de propositions (DP) pour le département des ventes pour chaque site. Décrire les exigences d'événements tels que la date, le nombre de clients, les besoins alimentaires et les boissons et le type d'espace désiré. Sélectionnez trois emplacements possibles et d'organiser une réunion d'inspecter l'espace et de parler avec le planificateur d'événements. Envisager l'aspect global de l'emplacement, de la proximité des transports en commun ou le stationnement disponibles, l'attitude du personnel, la taille de l'emplacement et le plancher si il y aura de la danse. Sélectionnez l'emplacement répondant le mieux à vos besoins d'événement. Négocier un contrat écrit avec tous les détails inclus.
Décider sur le divertissement. Pensez au type de divertissement les clients pourront profiter, comme un spectacle de comédie, danser à une bande ou d'un disque-jockey ou de participer à une variété de jeux. Parfois, l'événement dicte le divertissement comme un mariage. Envisager de divertissement correspondant au thème de l'événement comme une diseuse de bonne aventure pour un thème de Mardi Gras ou jongleurs et artistes de caricature pour un thème de carnaval. Confirmer par écrit avec le entertainers- comprennent tous les détails dans le contrat.
Sélection aliments et boissons. Choisir une grande salle offre votre événement avec restauration sur place. En tant que coordinateur, vous rencontrerez avec le directeur des services de restauration pour déterminer un menu et des boissons. Certains sites permettent coordinateurs d'apporter traiteurs avec de la nourriture et des boissons. Aller avec un buffet lorsque cela est possible. Cette offre à ses clients plusieurs options. Offrir deux ou trois entr&# choix XE9-E pour un menu. Déterminer si les boissons alcoolisées seront servis et qui est responsable de ramasser l'onglet.
Établir un calendrier pour l'événement. Déterminer des moments précis pour divers aspects de l'événement tels que un cocktail ou un apéritif. Déterminez si quelqu'un prendra la parole lors de l'événement ou de faire une présentation. Définir un temps approximatif pour le divertissement début et la fin. Demandez au directeur de la restauration pour des suggestions. Il peut fournir une approximation de combien de temps le repas va durer et combien de temps pour permettre à diverses manifestations. Fournir l'annexe de toute personne impliquée avec l'événement.
Envoyer des invitations. Choisissez les invitations assorties Le thème de l'événement. Dites invités sur le thème, le divertissement et le code vestimentaire pour la soirée grâce à l'invitation. Laissez vos invités savent si leur conjoint ou les familles sont invitées. Pensez à inclure une carte si l'emplacement si familier pour les clients et les instructions sur où se garer. Inclure un nom et un numéro de contact pour les clients de RSVP par une date déterminée. Informez vos invités si il ya des coûts associés à l'événement comme un bar de trésorerie.