Pour toute organisation, la célébration de l'inauguration d'un bâtiment est l'aboutissement d'années de travail et de planification. Il existe de nombreuses façons de planifier cette commémoration. Profitez du temps passé décider créative quels composants sont les plus appropriés pour votre événement. Il y aura une coupe du ruban? Qu'en est-il d'un déjeuner? Voulez-vous d'inclure une composante religieuse? Beaucoup de ces idées peut dépendre de votre budget, mais méritent d'être explorées. Une fois que vous avez des lignes directrices en place, commencer le processus de planification.
Réglez la date de plusieurs mois à l'avance. Coordonner avec votre entrepreneur en construction sur une date d'achèvement prévue. Vérifiez les règlements de construction locaux - vous pourriez avoir besoin d'un certificat d'occupation pour être délivré avant que vous pouvez légalement organiser un événement dans le nouveau bâtiment. Si vous prévoyez une célébration à l'échelle communautaire, de vérifier les calendriers d'autres groupes ou institutions afin de ne pas surbookez dates premiers.
Préparer la liste des invités plusieurs mois à l'avance. Avertissez personnalités invitées de la date et leur faire savoir que vous réserver des places de stationnement et d'un coin spécial pour eux. Estimer le nombre d'invités: Regardez attentivement votre liste et la probabilité de personnes présentes. Généralement, plus la liste des invités, plus le pourcentage de participation. Pour les listes de 500 personnes ou plus, 25 pour cent la participation est une estimation de départ. Traiteurs sont une ressource informé pour estimer le nombre de personnes qui assisteront.
Plusieurs mois à l'avance, invitent les membres du clergé et d'autres enceintes que vous espérez participer au service.
Envoyé "Résserve cette date" avis par courrier à l'ensemble de la liste des invités jusqu'à deux mois à l'avance.
Réserver et rencontrez avec le traiteur le plus tôt possible. Prendre des décisions sur la planification de l'espace, le menu, les besoins en équipement, parking, arrangements floraux et le personnel de service.
Réserver la location d'équipement et les services. Commencer à avoir des réunions de planification pour chacun d'eux plusieurs mois à l'avance. Ceux-ci peuvent inclure des équipements (chaises, tables, linge de maison, scène, sonorisation et podium), voiturier, fleuristes, musiciens, imprimante et photographe. Commencer à travailler avec tous les médias qui pourraient couvrir l'événement.
invitations Mail trois semaines avant l'événement. Main-adresse si possible.
Reconfirmer avec les fournisseurs de service de deux semaines à l'avance et double-vérifier tous les détails. Faire un calendrier détaillé des événements pour le jour de l'événement et de distribuer aux fournisseurs de services. Inclure les informations de contact avec les numéros de téléphone cellulaire. Programmes ou des ordres de service devraient aller à l'imprimante, deux semaines avant l'événement.
Le jour avant l'événement, parking de réserve pour les VIP, le clergé et les traiteurs avec des cônes de signalisation et panneaux de stationnement réservés. Pick-up programme / commandes de service de l'imprimante. Recevoir les articles de location et de commencer l'installation. Membres Re contact des médias et de la réserve de stationnement pour les si nécessaire.
Le jour de l'événement, les travaux du plan et dépendent des professionnels que vous avez engagés pour faire leur travail.