Comprendre les mécanismes de base de courriel par rapport écrit de papier. Les e-mails ont tendance à être plus court et plus au point. Même une lettre d'affaires peut être raccourci et rendu plus nette pour le courrier électronique. Comme vous commencez à penser à la lettre de l'entreprise que vous souhaitez envoyer par e-mail, pensez à comment vous pouvez rendre claire et nette tout en communiquant les points importants.
Projet de votre lettre. Vous pouvez créer un projet qui est plus longue et plus complète pour commencer, même la lecture comme une lettre que vous souhaitez envoyer par courrier ordinaire, mais ensuite revenir en arrière et de raccourcir et de le rendre plus facile à lire pour le courrier électronique.
Décidez comment vous voulez envoyer votre lettre. Il est préférable d'inclure la lettre dans le corps de l'e-mail, puisque certaines personnes ont un temps dur obtenir des pièces jointes (ou ne sont pas autorisés à les obtenir du tout). En outre, si vous écrire une belle lettre dans Word 2003, mais votre destinataire a Word 2007, votre lettre peut être différent. Les pièces jointes peuvent être dangereux.
Faites votre email courte. Autrement dit, si vous décidez d'envoyer votre lettre d'affaires dans le corps de l'e-mail, assurez-vous qu'il est relativement court et au point. Une fois que vous avez raccourci, le lire à nouveau et de raccourcir davantage. Les meilleurs sont ceux emails qui peut être lu dans environ une à deux minutes, pas plus.
Lisez attentivement votre lettre. Alors que les e-mails sont souvent envoyés à la volée, sans beaucoup d'attention à la grammaire et la ponctuation, les deux étant utilisés beaucoup plus décontractée que dans la correspondance générale de l'entreprise, un courriel qui sert également une lettre d'affaires devrait inverser cette tendance avec une attention à la grammaire, l'orthographe et la ponctuation.