Comment gérer votre Direction des Achats

Instructions

1. Tenir des registres détaillés. À des fins fiscales, les entreprises ont besoin de garder une trace très attention de toutes les dépenses et les articles achetés. Travailler en étroite collaboration avec le département de la comptabilité de l'entreprise de garder documents papier et électroniques de tous vos achats. Former tous les employés de votre ministère sur votre méthode spécifique de la tenue des registres et le dépôt.

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   Planifiez à l'avance. Quand il vient à faire des achats, plus vite il peut se faire le mieux. Attribuez un employé ou un groupe spécifique d'employés de tout réglementer vos achats du ministère et de déterminer le meilleur moment pour réorganiser. Par exemple, vous et votre équipe pouvez décider que le bon moment pour réorganiser l'encre pour le bureau est quand il ya une seule cartouche d'encre supplémentaire par imprimante laissé dans la chambre d'alimentation.

3. 
   
   
   

   Traiter les commandes d'achat raisonnables dès que possible. Une partie des employés de votre ministère devrait être responsable du traitement des bons de commande envoyés par d'autres ministères. Par exemple, le département marketing peut avoir besoin d'un nouvel ordinateur commandé. Au moment où vous recevez l'ordre d'achat, l'achat aura déjà été approuvé. Par conséquent, votre équipe peut se concentrer sur l'achat de l'élément et le suivi de la dépense.

4. Utilisez votre bon jugement lors de la gestion du service des achats. Un de vos fonctions clés de l'emploi est le traitement des bons de commande. Cependant, vous devez aussi faire attention à ce que vous commandez. Dans certaines entreprises, les divers autres départements dans le bâtiment pourraient être demander achats excessifs ou inutiles que vous êtes censé faire. Si vous remarquez ces types d'achats, vous devez en informer votre supérieur, le chef des finances, le propriétaire de l'entreprise ou du conseil d'administration, en fonction de la hiérarchie dans votre entreprise.