Un des outils financiers les plus importants utilisés dans une entreprise sont les comptes de gestion utilisés par les dirigeants et les gestionnaires de prendre des décisions stratégiques concernant l'entreprise, les lignes de produits ou services spécifiques. Souvent préparée sur une base mensuelle, les comptes de gestion fournissent up-to-date de perspicacité quant à la performance des indicateurs clés, segmentée à travers l'organisation. La clé de la préparation des comptes de gestion est de fournir des données précises, de manière concise, nécessitant un budget mis à jour à travers l'organisation. En général, les comptes de gestion seront enregistrer les données historiques récentes et de montrer la performance des données par rapport au budget et les prévisions de repérer les tendances troublantes avant qu'ils ne deviennent hors de contrôle ou d'affirmer que l'entreprise est sur la bonne voie par rapport aux objectifs financiers.
Assurez-vous que votre comptabilité est mise à jour. Cela signifie faire en sorte que vous enregistrez tous les flux financiers et les sorties, que ce soit pour un département spécifique, la gamme de produits ou de l'organisation dans son ensemble. Pour les petites entreprises, en utilisant un logiciel de gestion financière telles que QuickBooks d'Intuit peuvent aider à rendre ce un processus sans douleur. Pour les moyennes et grandes organisations, vous pouvez tirer parti d'un programme de logiciel Enterprise Resource Planning (ERP) tels que SAP d'intégrer la gestion financière et la planification dans chaque département de l'entreprise. Cela nécessitera généralement d'avoir des politiques en place pour assurer la comptabilisation de toute activité financière. Chaque ministère devrait préparer son propre budget et de fournir un rapport détaillé sur toutes les transactions financières au cours d'une période donnée.
Tirez des rapports sur tous les achats effectués dans la période pour laquelle vous préparez les comptes de gestion. Assurez-vous que vous avez tous les achats de tous les départements faites au cours de la période et inclure tous les créanciers et les investissements achats. L'objectif ici est d'avoir une image claire des dépenses d'organisation, ventilés par ministère. Chaque ministère devrait tenir compte de l'ensemble de ses dépenses connexes, y compris les salaires, les primes, la maintenance, les fournitures de bureau, les comptes fournisseurs, etc.
Compiler des rapports sur tous les revenus versés à l'entreprise, y compris les comptes débiteurs, les revenus de placement et les ventes. Tout aussi important, vous devez tirer des rapports du département des ventes qui décomposent les ventes sur chaque ligne de produit et chaque avenue de vente. L'objectif ici est d'avoir une image claire de la façon dont l'entreprise génère des revenus et de déterminer la rentabilité de ces revenus, mis en évidence à la fois par produit et des ventes approche ou l'emplacement.
Mettez-les ensemble un rapport qui reflète l'activité dans son ensemble, à partir des rapports individuels tirés de chaque département. Comparer les rapports contre les budgets et les prévisions de chaque ministère, et de comparer le rapport de l'organisation contre les entreprises de budget global et les prévisions pour déterminer la performance à ce jour.
Comparez le total final des dépenses et le total des revenus contre les relevés bancaires de la société pour assurer qu'ils correspondent. Vous voulez vous assurer que la déclaration effectuée par chaque département sont exactes et à jour conformément aux politiques établies par l'organisation. Des écarts peuvent indiquer un mépris pour des rapports précis ou ils peuvent indiquer une activité frauduleuse, dans certains cas.