Comment signaler Dépenses de voyage

Quand une personne provenant d'une entreprise ou d'une organisation se déplace, son hôtel, la nourriture et le transport sont souvent payés par l'entreprise ou l'organisation pour laquelle il travaille. Le voyageur doit garder la trace des dépenses et conserver les reçus pour vous assurer qu'il peut bien remplir un rapport des frais de Voyage quand il retourne. Le rapport des frais de Voyage est un document qui comprend une liste des articles et des services qui ont été payés par le voyageur. Bien que chaque organisation a ses propres exigences et réglementations concernant Voyage, il ya certains éléments généraux qui devraient généralement toujours être consignés sur les rapports de dépenses Voyage.

Choses que vous devez

  • Déclaration ReceiptsExpense rapport de carte de formCredit

Instructions

  1. Jetez un formulaire de frais de Voyage du département de Voyage ou de ressources humaines avant de partir en voyage. Le rapport des frais de Voyage comprendra un certain nombre d'éléments qui doivent être remplis après le voyage est terminé. Généralement, ces formes sont une feuille. Parfois, ils sont imprimés sur des enveloppes.
    Dans le cas où l'employeur exige que les employés de remplir des formulaires de frais de Voyage électroniquement, imprimer le formulaire électronique avant le voyage et l'utiliser comme un modèle pour enregistrer les coûts pendant le voyage.




  2. Enregistrer tous les reçus du voyage. Si la forme de Voyage est imprimé sur une enveloppe, il suffit de placer les reçus dans l'enveloppe après chaque achat est effectué. Si il n'y a pas d'enveloppe, les recettes peuvent être placés à l'intérieur de sacs de plastique à glissière. Assurez-vous que chaque achat est comptabilisée soit avec une réception ou un relevé de carte de crédit après le voyage est terminé.

    Attendez de recevoir des déclarations d'équilibre de la société de carte de crédit avant de soumettre le rapport. Vérifiez que vous avez inclus tous les frais de la solde de carte de crédit sur le rapport des frais de Voyage. Ajouter les reçus et assurez-vous qu'ils sont tous comptabilisés et que les coûts sont placés dans les bonnes sections du rapport.

  3. Complétez le "Nourriture" section du rapport des frais de Voyage. Cette section sera probablement divisé en jours. Il suffit d'écrire dans le montant d'argent dépensé pour la nourriture de chaque jour. Il est important de se rappeler d'inclure des conseils qui sont payés en espèces à cette dépense reporting sinon votre mathématiques peut trouver quelques dollars courte après le voyage est terminé.




  4. Remplissez la section qui inclut les prix des hôtels et d'hébergement. Si cette section comprend les services obtenus à l'hôtel, comme les frais d'Internet ou des pourboires à le groom, veillez à inclure ces choses. Si le service de chambre est ordonné et ajouté à la facture de l'hôtel, il faut soustraire de ce montant à partir de la "Hébergement" section et assurez-vous de l'inclure dans le "Nourriture" section avant de la note de frais est soumis.

  5. Remplissez le "Voyage" section en incluant le prix des billets d'avion ou de la quantité de miles parcourus si vous conduisez votre propre voiture. Vérifiez avec le département de Voyage pour savoir quel est le taux par mile. En général, il se situe autour de 50 cents par mile, si vous utilisez votre propre véhicule. Si un véhicule de location est utilisé, le remboursement des miles est pas donné, mais les coûts du gaz seront toujours remboursés.

Conseils & Avertissements

  • Essayez de coller dans votre budget que vous voyagez. Le voyageur qui séjourne sur le budget sera plus susceptibles de faire confiance pour prendre d'autres voyages à l'avenir.
  • Si une avance de trésorerie est prélevé sur votre carte de crédit, il y aura probablement une avance de frais inclus sur le relevé de carte de crédit.
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