Beaucoup de gens sont tenus de voyager pour les affaires et, par conséquent, sont tenus de rendre compte de leurs dépenses de voyage. Tout en voyageant sur la compagnie centime peut être amusant, il doit aussi être justifiée. Les entreprises doivent être en mesure de voir une piste de papier de l'endroit où vous avez mangé, quand vous avez mangé et combien la facture finale a été pour qu'ils puissent veiller à ce que leurs fonds de voyage sont utilisées de façon appropriée. Voilà pourquoi il est préférable de commencer à planifier vos dépenses de voyage à l'avance, ce qui inclut des recherches politiques de l'entreprise, des restaurants et tous les autres frais de voyage que vous pensez que vous pourriez encourir.
Lire les politiques de votre entreprise sur les charges à payer lors d'un voyage d'affaires. Prenez note de tout par bouchons quotidiens, qui peuvent inclure des limites sur combien les employés peuvent dépenser sur l'hébergement, les repas, les frais accessoires et de divertissement. Ecrire ces politiques vers le bas et les prendre avec vous lorsque vous voyagez.
Utilisez votre carte de crédit de l'entreprise ou la petite caisse pour payer tous les frais de déplacement de l'entreprise. Si vous ne disposez pas d'accès à ces éléments, utilisez une carte de débit ou carte de crédit pour tout. Cela rend plus facile pour vous de rembourser ces frais plus tard.
Conservez tous vos reçus de l'hébergement, les repas, les frais accessoires et de divertissement dans un portefeuille, poche ou enveloppe désignée. Si nécessaire de le faire, demandez caissiers pour reçus détaillés. Gardez un répertoire courant de vos dépenses per diem, ainsi qu'un décompte de tous les capots que vous avez à vous assurer que vous ne dépassez pas vos dépenses quotidiennes limitent.
Créer une feuille de calcul qui contient les dates de Voyage, et combien vos dépenses étaient chaque jour de Voyage. Vous pourriez avoir à briser vos dépenses en catégories, telles que les repas et les divertissements ou même en sous-catégories, comme le déjeuner ou le dîner, si vous avez bouchons maximales sur chaque repas ou une sortie. Remarque rapports de dépenses que certaines entreprises ont pré-existantes qu'ils peuvent vouloir vous utilisez. Ils doivent contenir ces mêmes catégories.
Vérifiez et vérifier votre rapport de dépenses à faire en sorte que les chiffres que vous avez déclaré correspondent à vos reçus. Vous voulez également vous assurer que vous avez séjourné au sein de votre imparti, les per diem en vérifiant vos numéros et des recettes contre la politique de l'entreprise.
Photocopie tous vos reçus de voyage. Placez-les dans l'ordre dans lequel vous les avez obtenus, en commençant par votre première dépense du voyage et se terminant avec le dernier. Si vous le pouvez, essayer d'adapter la valeur d'une journée entière de recettes sur un ou deux morceaux de papier. Ainsi, il sera plus facile pour la comptabilisation de revoir vos dépenses d'indemnités journalières.