Bien que le courriel et d'autres formes de communication numérique ont éclipsé le fax en termes de popularité, de nombreuses entreprises et les particuliers continuent d'envoyer des télécopies. Télécopieurs sont particulièrement utiles quand on envoie un document signé, quand un fichier numérique d'un document papier ne sont pas disponibles et quand expéditeurs ou les destinataires ne disposent pas accès à un ordinateur ou un PDA. Une fois que vous avez créé un modèle de fax, vous pouvez l'utiliser encore et encore.
Créez un document de traitement de texte 8-1 / 2-en-11-pouces standard avec un bloc horizontal de texte dans la partie supérieure, deux colonnes courtes en dessous et une grande zone de texte sous les colonnes.
Indiquez votre numéro de téléphone, numéro de télécopieur et l'adresse postale dans le bloc de texte horizontal en haut de votre document. Ajouter votre logo d'entreprise, le cas échéant, dans la gauche; coin du bloc horizontal.
Ajoutez le nom nom, de l'entreprise de votre destinataire le cas échéant, numéro de télécopieur et numéro de téléphone dans la gauche; la colonne de gauche sous votre bloc horizontal. Aussi écrire "Re:" et inclure un objet pour votre fax (par exemple, "Aujourd'hui, les commandes" ou "Juillet chiffres de ventes").
Donnez à votre nom, nom de la société le cas échéant, numéro de télécopieur et numéro de téléphone dans le droit; la colonne de gauche. Inclure le nombre de pages, y compris la feuille de couverture, que vous envoyez. Ecrire dans la date à laquelle vous envoyez le fax. Si vous envoyez des fax à des personnes supplémentaires, ajouter "CC:" et d'écrire le nom (s) du bénéficiaire (s) et les noms de société, le cas échéant.
Inclure tout autre message que vous avez pour le destinataire dans la zone en bas de la page.
Relisez votre document pour les fautes de frappe, les fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales, comme des erreurs comme celles-ci peuvent vous faire paraître non professionnel.