Créez un nouveau document dans votre programme de traitement de texte avec des marges de 1 pouce. Insérez le logo de votre entreprise, le cas échéant, en haut de la page.
Centrer le mot "Confidentiel" en caractères gras au haut de la page. Capitaliser les lettres pour l'accent. En dessous, et centré, placer les mots "Fax," "feuille de couverture de fax" ou "Fax transmission" pour la reconnaissance rapide.
Écrire "Date:" "Durée:" et "Nombre de pages, y compris la feuille de couverture:" sur le côté gauche de la feuille de couverture. Espace à deux reprises et à écrire "Destinataire:" "Numéro de fax:" et "Numéro de téléphone:" sur des lignes séparées. Espace de nouveau deux fois et écriture: "Auteur:" "Numéro de fax:" et "Numéro de téléphone:" sur des lignes séparées. Y compris les numéros de fax et de téléphone est un moyen intelligent pour couvrir vos bases, surtout si le fax est perdu, égaré ou jamais arrive. Si un numéro est incorrect ou deux numéros sont transposées, vous pouvez corriger l'erreur sur les futures transmissions par fax.
Personnalisez votre page de garde de télécopie avec une section qui est adapté à vos besoins d'affaires. Par exemple, si vous envoyez régulièrement des fax à la même personne ou du département, vous pouvez faire une boîte avec le titre "Informations de routage" ou "Prochaines étapes." Ou, laisser vos options ouvertes par la création d'un "Commentaires" section de sorte que vous pouvez écrire à la main une note ou des instructions, comme, "S'il vous plaît téléphonez-moi de vérifier immédiatement réception de ce fax."
Écrire un message de pied au bas de la feuille de garde de télécopie. Semblable à un avertissement confidentielles que vous voyez sur certains e-mails, ce message doit transmettre que le fax: est dentialité est destiné uniquement à la addressee- et contient des informations dont la "la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la distribution" est interdite. Il devrait également demander que l'expéditeur avisé d'une réception erronée - une autre bonne raison de fournir un numéro de téléphone en haut d'une feuille de garde de télécopie.