Écrivez la lettre sur votre papeterie d'entreprise. Ne confondez pas la question en demandant le paiement sur votre papeterie personnelle.
Utilisez le message d'accueil approprié pour votre client, deux espaces sous l'adresse de retour. Utilisez le terme "Cher" ainsi que le nom de famille tels que "Monsieur Jones" ou "Madame Smith." Vous pouvez utiliser le général "Bonjour" ou "Salutations" à la place, mais une adresse personnelle est meilleure. Évitez d'utiliser un prénom ou salutations informelles telles que "Salut."
Commencez la lettre en abordant la dette d'une manière non menaçante. Un exemple de ceci serait, "Nous vous écrivons pour vous informer que d'un chèque personnel que vous nous délivrera nous a été retourné impayé par la banque." Continuer d'une manière qui confère à son bénéficiaire le bénéfice du doute: "Nous sommes sûrs que cela représente rien de plus que d'un oubli de votre part, et que vous allez vite corriger l'erreur."
Donner tous les détails concernant le chèque, comme le nom de la banque, le numéro du chèque et la date ainsi que le montant. Aussi, référencer le numéro de compte du client avec votre entreprise et documenter le solde de ce compte.
Référencez votre "retour vérifier les frais" la politique si vous en avez un. Par exemple, si vous avez une politique écrite spécifiant un frais de 20 $ pour tous les chèques retournés, vous citer de lui et lui demander avec le montant du chèque. Toujours fournir au client le montant de la totalité du solde dû tels que "S'il vous plaît verser 150,00 $ pour votre chèque retourné, plus les frais de 20 $ chèque retourné pour un total de $ 170,00."
Demander au client la manière dont il peut remettre les fonds à vous. Par exemple, vous pouvez demander qu'il apporter de l'argent à votre place d'affaires ou par la poste un mandat ou chèque certifié à votre adresse professionnelle. Aussi, indiquez si vous pouvez accepter les cartes de crédit ou de débit par téléphone ou en personne.
Indiquer les modalités de paiement: "S'il vous plaît effectuer le paiement dans les 15 jours." Fermez avec une invitation pour le destinataire de vous appeler pour toute question.
Signer et copier votre avocat. Ajouter "écuyer" au nom de famille de l'avocat, de sorte que le destinataire sait un professionnel du droit surveille la situation. Vous ne voulez pas de menacer une action en justice dans une première lettre. Le règlement de la dette à l'amiable est le choix préféré. Copier votre avocat avertit subtilement le destinataire que vous pouvez prendre le destinataire à la cour si le problème persiste.