Créer une liste de dépenses et des revenus des catégories pour votre conférence. Cette liste varie en fonction de l'événement, mais devrait inclure des éléments tels que les frais de location des installations, les frais de conférenciers invités ou des honoraires, le divertissement, la restauration, le marketing, les décorations, les coûts du papier et de l'imprimerie, de la sécurité et de l'assurance. Revenu va inclure des choses comme les frais d'inscription et le parrainage de la réunion.
Faire un budget préliminaire basée sur le nombre de participants attendus et des estimations de coûts. Notez le montant maximum que vous pensez que vous êtes en mesure de dépenser pour chaque catégorie. Lors de l'écriture sur le montant, notez également les catégories ont des frais qui sont "fixé" ou "variable." Les frais fixes auront un prix d'ensemble des dépenses variables sont ceux qui peuvent fluctuer en fonction de la fréquentation. Un exemple de dépenses fixes sont l'assurance, honoraires de conférencier et de l'installation des frais de location. Un exemple de frais variables sont le coût des matériaux d'enregistrement, ou de la nourriture et des boissons.
Définir un frais d'inscription préliminaire pour votre conférence. Si vous disposez du nombre de personnes qui ont assisté à la conférence précédente hébergé par votre groupe, l'utiliser comme une base pour estimer combien de personnes participeront à cette conférence.
Lors de la détermination des frais, être sûr que le montant de l'inscription, multiplié par le nombre d'invités, couvre les frais tels que le papier et les coûts d'impression pour le paquet de bienvenue aux participants, des badges, des repas et des rafraîchissements. Il doit également couvrir les coûts fixes, tels que la location de salles et les honoraires des conférenciers.
Calculez vos revenus prévisibles et se préparer à régler si le revenu et les dépenses ne sont pas alignés. Par exemple, si vous prévoyez de $ 20,000 de revenus et $ 22,000 en frais, examiner les moyens que vous pouvez réduire les coûts, à commencer par les dépenses variables. Cela pourrait signifier quoi que ce soit d'éliminer un cadeau de bienvenue que les participants vérifient ou le passage d'un petit déjeuner buffet chaud à un petit-déjeuner continental.
Finalisez votre budget après vous avez totaux d'inscription. Divisez vos dépenses totales par le coût de l'enregistrement pour déterminer combien de préposés sont nécessaires pour qu'un profit à faire ou à l'équilibre. Par exemple, si vos dépenses sont $ 22 000 et vous avez un droit d'inscription de 35 $ par personne, alors vous aurez besoin de 629 participants pour couvrir vos frais. Si vous ne disposez pas de suffisamment de participants, alors vous devez revoir vos dépenses afin de déterminer certaines des nouvelles réductions que vous pouvez faire pour faire baisser les dépenses.