Comment éviter les conflits d'intérêts dans le milieu de travail

Sensibiliser

• Les employés et les membres du conseil peuvent ne pas être conscients que leurs activités créent un conflit potentiel d'intérêts réel ou, selon le Conseil national des organismes sans but lucratif. L'organisation devrait sensibiliser en éduquant le personnel et les membres du conseil quant à ce qui constitue un conflit d'intérêts, et en encourageant la discussion des conflits possibles. Par exemple, les organismes devraient discuter de conflit d'intérêts au cours de la nouvelle orientation de l'employé et comme un rappel lors de la formation annuelle des employés. La NCN note de bienfaisance sans but lucratif passent souvent du temps aux réunions du conseil de discuter des scénarios hypothétiques et comment le conseil gérerait ces situations.

Élaborer des politiques

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  En plus de la formation, politiques de conflit d'intérêt peut aider à délimiter les attentes pour les employés ou les membres du conseil et peut également être utilisé comme un outil de formation. L'organisation doit être précis sur ce qu'il considère comme un conflit d'intérêts. Par exemple, les gens peuvent travailler plus d'un emploi, en particulier si un poste à temps plein ne sont pas disponibles. Bien que l'organisation ne peut pas interdire à travailler à un autre emploi, sa politique de conflit d'intérêts pourrait préciser que ses employés ne peuvent pas travailler pour un concurrent. La politique devrait indiquer clairement les conséquences pour violation de la règle de conflit d'intérêt. Une politique d'éthique peut également être utile pour identifier les conflits d'intérêts potentiels et fournir des orientations pour les employés.

Déclarations signées

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  De nombreuses organisations demandent les employés et les membres du conseil d'administration de signer une déclaration de conflit d'intérêt. La déclaration reprend essentiellement les questions couvertes dans la formation et les politiques, et les documents exactement ce que les attentes sont pour les employés et les membres du conseil d'administration. Un employé qui gère les décisions d'achat, par exemple, peut être expressément interdit d'acheter les produits d'un concurrent. Les membres du conseil, qui font également des décisions financières de la part de l'organisation, pourraient être spécifiquement interdits de discuter ou de partager des informations concernant les plans d'affaires de l'organisation. Le document signé est généralement placé dans le dossier de l'employé ou de membre du conseil.

Surveiller les activités

• Bien que l'éducation, les politiques et les déclarations signées aident à sensibiliser les questions de conflits d'intérêt, l'organisation devrait surveiller et documenter les activités qui ont un fort potentiel de conflit d'intérêts. Par exemple, les gestionnaires doivent être conscients des conflits d'intérêts potentiels pour les employés travaillant emplois à l'extérieur. Certaines organisations circulent conflit d'intérêts questionnaires chaque année. Si un membre du conseil d'administration décrit un conflit d'intérêts potentiel, les minutes de la réunion devraient refléter que le membre du conseil n'a pas assisté à la discussion ou de voter sur la question particulière. Quand un conflit d'intérêts est identifié, le président du conseil doit agir pour protéger les intérêts de l'organisation, en particulier si le membre du conseil d'administration est réticent à se récuser. Les individus devraient également prendre des action- par exemple, un juge peut se récuser d'une affaire si elle implique un associé d'affaires.