Pratiquement tout le monde à un moment ou un autre feront l'objet de document écrit qui les met dans un mauvais jour. Il peut être aussi simple que l'enregistrement d'un débat informel de votre retard. Ce pourrait être un conseil formel dans une procédure disciplinaire qui pourrait vous coûter une augmentation de salaire ou même votre travail. Dans le pire des cas, il pourrait être une lettre qui se termine votre travail. Dans chaque cas, vous devriez écrire et de soumettre une lettre de réfutation. Cette lettre a pour but de vous aider à résoudre un différend en fournissant votre côté de l'histoire.
Déconstruire la lettre contre vous en la décomposant paragraphe par paragraphe. Si les paragraphes sont longs ou contiennent beaucoup de détails, puis décomposer au niveau de la phrase. Cette déconstruction vous permet de visualiser la lettre de manière rationnelle.
Pour chaque élément d'information négative, construire une réfutation qui l'explique. En expliquant ces choses prennent soin de mot la réfutation de sorte que vous lancez dans une lumière positive. Par exemple: "M. Smith a été en retard à quatre reprises au cours du cycle de rapports" pourrait être réfutée par un paragraphe qui explique chaque événement. Vous pourriez dire, "Pendant les 100 jours ouvrables de la période considérée, je suis sur le temps 96 pour cent du temps. Chaque incident était en raison de circonstances indépendantes de ma volonté. Chaque incident a été signalé à mon superviseur dès que possible." Votre réfutation explique le déficit et en notant le taux de participation extrêmement élevé, banalise la plainte. Bien sûr, la lettre avait été écrite avec plus de détails, votre réfutation serait plus détaillée, ainsi.
Une fois que vous avez tous vos faits, les références et projet initial écrite, vous assembler votre lettre. L'ouverture est d'être respectueux de la figure d'autorité qui le voir. Il fournira un bref résumé des raisons pour lesquelles la lettre est en cours d'écriture. Ensuite, vous allez ajouter dans votre information qui réfute la lettre originale. Enfin, vous pourrez fermer respectueusement.
Un exemple peut être quelque chose comme ceci: "Monsieur, je vous écris pour vous fournir des informations supplémentaires au sujet de la lettre placée dans mon dossier le 1er Janvier 2011 par M. superviseur au sujet de mon être en retard. M. superviseur a déclaré que je l'avais été en retard à quatre reprises. C'est vrai. Mais sa lettre n'a jamais mentionné que chaque fois a été expliqué par moi pour lui à l'époque. Et, il a accepté l'explication comme étant une raison valable. Depuis la période considérée est de 100 jours de travail, je dois un 96 pour cent sur le taux de fréquentation à temps. Respectueusement, M. employés."
Comme vous pouvez le voir dans l'exemple, il n'y a pas besoin d'être trop longue, grossier ou même obséquieux. Au lieu de cela, vous continuez à court, concentré uniquement sur le renseignement défavorable dans la lettre originale et la personnalité libre. Une tierce partie impartiale peut maintenant lire les deux lettres et de tirer leurs propres conclusions.