Un des outils les plus productifs et les plus précieux incorporés dans Microsoft Exchange est la possibilité de partager des informations entre les utilisateurs. Calendriers, contacts, et en boîtes peuvent tous être partagés à des utilisateurs individuels ou des groupes entiers au niveau de sécurité d'accès que vous choisissez. Lire et écrire ou tout simplement lire un accès peut être donné à tous, ou tout simplement à un administrateur de garder les modifications non autorisées sous contrôle. Un calendrier de groupe peut donner à votre organisation un emplacement central pour les horaires et autres informations de l'événement partagé.
Ouvrez Microsoft Outlook sur votre ordinateur de poste de travail. Cliquez sur l'icône d'affichage des dossiers au bas de la liste de raccourcis pour activer la liste des dossiers complète pour être visible. Cliquez sur le symbole Plus pour développer le conteneur Dossiers publics.
Faites un clic droit sur les dossiers publics Tous pour ouvrir le menu. Cliquez sur Nouveau dossier public sur le menu. Entrez le nom du dossier désiré sur la fenêtre Créer un nouveau dossier. Sélectionnez les éléments de calendrier dans la liste déroulante, puis cliquez sur OK. Vérifiez que le nouveau calendrier est visible dans la liste des dossiers publics.
Faites un clic droit sur le nouveau Calendrier publique que vous avez créé, puis sélectionnez Propriétés. Cliquez sur l'onglet Autorisations de la fenêtre Propriétés. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner l'utilisateur ou le groupe représente vous souhaitez ajouter des niveaux d'accès pour, maintenez la touche Ctrl enfoncée pour sélectionner plusieurs comptes. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
Assurer les comptes sont sélectionnés dans la fenêtre des autorisations. Modifier les niveaux d'autorisation pour les comptes que nécessaire pour Lire, ou lire et écrire des autorisations. Cliquez sur Appliquer, puis sur OK.
Ouvrez Outlook sur chaque poste de travail des utilisateurs. Cliquez sur l'icône d'affichage des dossiers au bas de la liste de raccourcis pour activer la liste des dossiers complète est visible. Cliquez sur le symbole Plus pour développer le conteneur Dossiers publics. Vérifiez que le nouveau calendrier public est visible et accessible au niveau de sécurité souhaité pour chaque utilisateur.