Écouter plus attentivement. Comme la plupart des professeurs, des professionnels de la communication et les entraîneurs vous diront, l'élément clé d'une communication efficace est à l'écoute. La plupart des gens se sont rendus coupables de compétences d'écoute pauvres, feignant l'attention ou se distraire activement avec les téléphones cellulaires ou des facteurs environnementaux. Toutefois, si vous donnez toute votre attention à la personne qui envoie le message, vous êtes plus susceptible d'absorber plus du message présenté, vous permettant de comprendre et de répondre à plus efficacement.
Poser des questions. Un des plus grands écueils de la communication est de faire des hypothèses sur le message envoyé. Si une partie du message est ambigu ou peu clair, prendre le temps de reformuler ce qui a été dit, afin de vérifier que vous comprenez le message présenté. Si vous avez une question spécifique, ne pas avoir peur de demander. Comme dit le proverbe, il n'y a pas de questions stupides. Si il vous permet de mieux comprendre ce qui est dit, vous êtes plus susceptibles d'être en mesure de communiquer efficacement avec l'expéditeur du message.
Soyez réfléchie dans votre réponse. Il est trop facile de riposter une réponse rapide à quelqu'un, que ce soit par e-mail, texte, ou en personne. Cependant, en faisant cela, vous pouvez misspeak, confondre l'auditeur, ou de manquer un élément clé du message que vous essayez de transmettre. Prenez un moment pour réfléchir à qui vous parlez, l'objet à portée de main, l'environnement dans lequel l'échange a lieu, et l'information réelle que vous essayez de transmettre.
Vérifiez vous-même. Ceci est d'une importance particulière avec toutes les communications écrites. Assurez-vous de relire ce que vous êtes sur le point d'envoyer, afin d'être sûr de la teneur, le phrasé et la grammaire de base du message. Ceci non seulement vous aide à éviter les erreurs simples qui vous peindre comme non professionnel, mais vous aider dans votre capacité à concevoir spécifiquement le message que vous essayez d'envoyer. En personne, cela se traduit par parler un peu plus lentement que d'habitude peut-être. Cela peut vous aider à payer l'attention sur les signaux non-verbaux envoyés par le destinataire du message et ajuster votre phrasé ou midstream contenu pour accueillir leur réaction.
Suivre. Si vous voulez vous assurer que votre message est entendu, demander si le destinataire a des questions. Cela peut prendre la forme d'un autre e-mail ou un SMS après avoir assez de temps a passé pour le destinataire de lire et comprendre votre message. En personne, il peut être aussi simple que de demander à la personne à qui vous parlez si elles comprendre ou avez des questions. Cela vous rend un communicateur courtois, et il est plus probable que les individus d'écoute ou la lecture de vos messages à comprendre ce que vous essayez de transmettre, vous rendant plus efficace dans le processus.