Imaginez un jongleur de classe mondiale en essayant de garder un tas de balles en l'air sans laisser tomber un. Voilà comment de nombreux planificateurs d'événements décrivent le travail d'accueillir un événement de charité. Les commanditaires sont désireux de fournir une expérience sans faille pour les participants: la bonne ambiance, la nourriture, les boissons, le divertissement et l'ambiance qui rend les clients se sentent les bienvenus et généreux. Tirer cette off nécessite une organisation, les bénévoles et le personnel dont les plumes sont difficiles à ébouriffer plus le droit confluent du thème et l'atmosphère. Si vous êtes prêt à mettre votre chapeau d'hébergement, suivez ces conseils. Faire le travail sans effort et votre récompense sera félicitations ainsi une invitation à haut vos efforts la prochaine fois.
Apprenez à connaître votre base de donateurs. Certaines circonscriptions seront désireux de sauter sur l'occasion d'assister à une journée aux courses tandis que d'autres veulent une occasion d'enfiler logiciel formelle pour une soirée étincelante de vin et la valse. Interrogez vos donateurs et contributeurs. Découvrez ce que les types d'événements de bienfaisance qu'ils aimeraient voir votre phase de groupes. Vous pourriez être surpris de constater que votre événement de charité est mieux piloté par ceux qui seront présents.
Programmer une réunion de remue-méninges avec les membres de votre comité de planification pré-sélectionné. Analyser les réponses des bailleurs de fonds et ensuite évoquer idées de thème basé sur cette rétroaction. Correspondre à l'événement pour la saison (boules d'hiver, promenades de jardin de printemps, quatrième des barbecues de juillet et Halloween maisons amusantes) ou attacher votre événement à un anniversaire important. Par exemple, si votre organisme de bienfaisance travaille au nom des enfants, Journée internationale des enfants offre une grande opportunité pour la planification d'un dîner autour du monde progressive.
Réservez un lieu. Pensez à l'extérieur de la salle de bal. Contactez votre Chambre de Commerce ou l'office du tourisme. Demandez-leur de recommander des sites historiques, out-of-the-ordinaire sites et des installations de réception. Soyez prudent sur la sélection d'un lieu en plein air si le temps dans votre région a été connu pour être douteux à certains moments de l'année.
Déterminez comment vous allez souscrire à votre événement. Certaines organisations mettent automatiquement un élément de ligne dans leurs budgets annuels. Si cela décrit votre groupe, ignorez cette astuce. Si votre organisation se trouve dans le besoin d'argent pour accueillir cet événement de charité, arrondir un groupe de "anges" prêts à donner les fonds nécessaires pour obtenir l'événement sur le sol.
Divisez votre comité d'événement de charité en sous-groupes. Attribuer les emplois de supervision des invitations, des fleurs, de la logistique, mise en place et le nettoyage ainsi que d'autres tâches qui doivent être accomplies à l'avance, lors de l'événement et à la conclusion de la collecte de fonds. Sauf si vous êtes assez chanceux d'avoir recruté une armée de abeilles ouvrières, demander aux membres du comité de prendre plus d'un rôle au cours de la planification et l'organisation de la collecte de fonds.
Des réunions de groupes d'appels de prendre des décisions clés que l'événement approche. Groupe les tâches qui doivent être accomplies afin que les membres du comité ne se sentent pas dépassés par leur emploi ou ayant vies personnelles perturbé plus que nécessaire. Par exemple, programmer un samedi pour faire tomber plusieurs articles sur des choses à faire la liste du groupe comme adressant des invitations, en visitant le site de l'événement pour une dégustation de la nourriture et de l'évaluation maîtresses apporté au groupe par le comité des décorations.
Annoncer votre événement. En demandant à chaque membre de votre comité, le conseil d'administration et les amis de votre organisme de bienfaisance de participer également à répandre le mot sur votre prochaine collecte de fonds, vous allez faire la vie plus facile pour les membres du comité de publicité. Tout le monde qui devient impliqué dans le travail de la charité a ses propres contacts --- des médias à de hauts rouleaux qui sont prêts à faire un don personnel ou d'entreprise.
Organiser étroitement bouts le jour avant l'événement. Apportez des fournitures et de l'équipement dont vous aurez besoin pour gérer les détails de l'événement pour une zone de transit central. Utilisez une liste de contrôle pour vérifier les éléments nécessaires pour compléter tous les détails. Tenir une réunion finale du comité à assurer tout le monde comprend ce qu'ils sont censés faire avant, pendant et après l'événement se ferme. Assurez-vous que quelqu'un est chargé de la responsabilité de reconnaître la "anges" qui est venu avec de l'argent pour soutenir l'événement. En plus d'annoncer leurs noms, leur donner un petit signe de reconnaissance, comme des fleurs.
Attendez-vous à des pépins de dernière minute, mais ne laissez pas l'inattendu saper les efforts que vous et votre comité avez fait pour mettre sur un événement de classe mondiale. Tenir une réunion post-événement pour évaluer ce qui a bien, ce qui pourrait être amélioré et ce qui facettes de l'événement sont mieux de ne pas faire à nouveau. Notez tout de sorte de l'effort de l'année prochaine est encore mieux que celui-ci.