Un grand livre général agit comme un résumé de l'information financière sur une entreprise. Le but d'un grand livre est de montrer balances courantes dans des domaines clés. Un grand livre général devrait avoir quatre sections de base: actifs, passifs, produits et charges. Les actifs comprennent les fournitures et les liquidités détenues par la société. Le passif comprend les encours de la dette de la société doit à des fournisseurs ou des investisseurs. Le revenu comprend le montant d'argent gagné par l'entreprise. Les dépenses sont le coût de faire des affaires, de payer le loyer, les employés, la publicité et les articles connexes.
Mettre en place le fichier maître du grand livre. Livres Ledger ont des colonnes qui descendent la page. Au sommet de la page, étiqueter une colonne pour chacune des quatre sections fondamentales du bilan, des actifs, passifs, charges et produits. Pour la gauche, en fonction du volume des transactions de l'entreprise fonctionne et combien de détails dont vous avez besoin, étiquettes rangées à la semaine ou par mois. Cette page montre l'équilibre dans chaque section au début de chaque période.
Identifier les actifs de l'entreprise. Déterminer la valeur de tout ce que l'entreprise possède, y compris le matériel de bureau, fournitures et de l'argent dans des comptes de contrôle de l'entreprise. Ajouter la valeur totale des actifs de l'entreprise et de mettre ce nombre dans la première rangée de la colonne des actifs.
Identifier les dépenses d'affaires. Déterminer combien d'argent l'entreprise dépense sur les salaires, le loyer, la publicité et les fournitures. Si les lignes sont marquées par la semaine, calculer les frais à la semaine. Si les lignes sont marquées par mois, calculer les dépenses par mois. Les dépenses moyennes sur périodiques, tels que l'assurance, si ce montant ne soit pas laissé de côté des dépenses. Ajouter la valeur totale des dépenses d'entreprise et de le mettre dans la colonne des dépenses.
Identifier les passifs. Calculer la valeur de la dette de l'entreprise à des investisseurs ou d'autres prêts à long terme, tels que celui d'un paiement de voiture d'entreprise. Mettez ce montant dans la colonne des passifs.
Identifier revenu. Pour une nouvelle entreprise, cette colonne commencer vide jusqu'à ce que l'argent commence à venir. Après que l'entreprise a un revenu, ce chiffre va dans la colonne des revenus.
Calculer les totaux pour chaque colonne en fonction de la période que vous avez sélectionné pour les lignes. Placez le nouveau total dans la rangée au cours de chaque période.
Créer une page pour chacune des quatre sections fondamentales. Les actifs, passifs, charges et revenus doivent avoir chacun une page. Etiqueter les colonnes dans le haut de la page avec une description de l'objet qui correspond à cette catégorie. Actifs, par exemple, pourraient avoir des colonnes équipements fournitures, des marchandises, de trésorerie et de bureau marqué. Faire la dernière colonne d'une colonne de totaux. Etiqueter les rangées par date. La première ligne doit avoir la valeur actuelle de chaque élément de la colonne.
Maintenir le grand livre. Chaque fois que la valeur d'un élément change, l'enregistrer dans le grand livre. Le premier jour, par exemple, si la marchandise d'affaires vendus évalué à 100 $, la colonne des actifs devrait avoir $ 100 soustrait. Revenu aurait $ 100 ajouté.
Transférer des informations vers le fichier maître du grand livre. À la fin de chaque période, transférer le montant dans les totaux des colonnes dans le fichier maître. Si vous restez avec le fichier général sur une base régulière, il fait maintenir le fichier maître une simple question de transférer les totaux.