Utilisez marges de 1 pouce pour les meilleurs, les côtés et le fond. Utiliser un ½ - pouces haut réglage de marge pour l'en-tête. Centrer la position, et tapez "Département de l'Armée" en lettres majuscules dans Times 12 points caractères gras romain. Continuer à taper toute la rubrique en lettres majuscules. Presse "Entrez," et tapez le département ou l'unité que vous servez. Presse "Entrez," et saisissez l'adresse de votre service ou du département en utilisant le code postal à neuf chiffres. Vous pouvez également choisir de télécharger un modèle de lettre (voir Ressources). Vous aurez besoin de décompresser ou extraire le fichier après le téléchargement. Enregistrez le fichier sur votre disque dur. Une boîte ouvrira incitant les informations de votre organisation. La politique de modèle apparaît dans le règlement 25-30 de l'Armée. Le modèle a le sceau de l'armée et de la 12-point de réglage de la police Times New Roman appropriée. Une fois que vous avez terminé la rubrique, enregistrer le fichier sur votre disque dur comme est.
Changez votre police pour non-gras minuscules police de 12 points Times New Roman, et vous assurer que votre texte est justifié à droite. Tapez la date quatre lignes sous le titre. La date doit être formaté comme un jour numérotée du mois, le nom abrégé du mois et une année à deux chiffres ou comme un jour du mois numérotée, le nom complet du mois et une année à quatre chiffres. Le format des dates doit rester la même tout au long du mémorandum.
Assurez-vous que votre texte est justifié à gauche. Trois lignes ci-dessous la date, le type "MOTIFS DE," suivi par le nom du destinataire. Seule l'utilisation "la" avant que le destinataire si le protocole est dirigé contre une personne.
Passer une ligne, et tapez "OBJET," suivi de deux points, deux espaces et l'objet de la note dans toutes les lettres majuscules.
Presse "Entrer" trois fois, et commencent le corps de la note avec un, concis, phrase courte pour-le-point, suivie par l'idée principale ou la raison de l'écriture. Les références doivent être inscrites dans le premier paragraphe. Inclure le titre, la date et le nombre des publications. Pour les références de correspondance, indiquer le type, l'origine, la représentation de bureau, la date et l'objet de la correspondance. Pour les références petites, vous devez indiquer la référence "Secret Message." Lors du référencement des documents classifiés, consultez le règlement 380-5 armée.
Utilisez la voix active et concis, phrases organisées. Un mémorandum armée devrait permettre une lecture rapide et être exempt d'erreurs grammaticales et mécaniques. Phrases doivent être courtes et non verbeux. Ecrire dans un ton informel avec des mots d'une ou deux syllabes. Les paragraphes ne doivent pas être plus de 10 phrases.
Double-espace entre les paragraphes. Nombre paragraphes si vous avez plus d'un. Lettre alinéas alphabétiquement et retrait de quatre espaces. Placez deux espaces après le nombre ou la lettre en-tête. Numéro ou une lettre aux deuxième et troisième alinéas de l'parenthèses, tiret et huit espaces. Si vous utilisez des sous-paragraphes, vous devez utiliser au moins deux.
Fermez le mémorandum en appuyant "Entrer" cinq fois et avec la touche de tabulation définie sur le réglage par défaut, appuyez sur "Languette" six fois. Entrez votre nom complet dans toutes les lettres majuscules. Sous votre nom, entrez votre rang. Sous votre rang, entrez votre position dans la casse du titre. Inscrivez votre nom dessus de votre nom complet tapé dans l'encre noire seulement.