Comment écrire un mémo Interoffice

Contenu du plan

1. Dressez la liste des points que vous devez faire dans la note et notez les informations nécessaires pour soutenir ces points. Inclure des informations de fond qui est nécessaire pour donner au sujet un contexte.

2. Commandez les informations. Si le sujet est complexe, désagréable ou controversée, le contexte de fond devrait probablement aller en premier. Sinon, commencer avec l'idée principale.

3. Assurez-vous que vous ne l'avez pas laissé de côté d'appui ou principale.

4. Ramassez les pièces justificatives dont vous aurez besoin pour référence que vous écrivez votre mémo.

Formater le Mémo

1. Vérifiez si votre entreprise a un format préféré pour notes de service. Certaines entreprises ont même des formes de bulletins préimprimés. Utilisez le format préféré ou préimprimé si elle est disponible.

2. 
   
   
   

   Définissez les marges, en laissant au moins un espace de 1 1/2 pouces à la fois le haut et le bas et un espace de 1 pouce de chaque côté. Le contenu de la note doit être centré sur la page- si le mémo est très court, les marges supérieure et latérales devraient être augmentés.

3. Définir le style du document de traitement de texte pour bloquer le format: aligné à gauche, simple interligne, avec un espace entre les paragraphes.

Création d'une rubrique

1. Tapez dans la position de composants pour démarrer le mémo, un composant par ligne à simple interligne. Chaque composant doit être suivie par un colon. Par exemple:
   Date:
   Pour:
   De:
   Objet:

2. Remplissez les informations sujet en utilisant un style de titre. Autrement dit, les mots le sujet devraient tous être activés que des articles, prépositions et conjonctions avec moins de quatre lettres, à moins qu'ils ne commencent ou finissent le titre. Faire l'objet spécifique.

3. Remplissez le "Date," "À" et "À partir de" lignes, en alignant le premier mot de chaque avec le premier mot de la ligne d'objet. La date doit être écrit avec un énoncé mois - 4 Juillet 2020, à par exemple. Utilisez des noms complets pour le "À" et "À partir de" lignes.

4. Création d'une rubrique sur les pages deuxième et suivant si le mémo exécute plus d'une page. Si la note est à plusieurs destinataires, utiliser une forme abrégée de la ligne d'objet, l'espace unique et inclure la date, puis seul espace encore et inclure le numéro de page. Si à une personne, vous pouvez utiliser une autre forme, en énumérant le nom, le numéro de page et la date du lecteur sur une seule ligne, le nom aligné à droite, le numéro et la date centré aligné à gauche.

Écrire le corps

1. 
   
   
   

   Ecrire un paragraphe d'introduction si le lecteur a besoin pour le contexte. Ce paragraphe donne l'histoire, déclare le problème qui doit être abordé dans la note de service et / ou rafraîchit la mémoire du lecteur sur les communications antérieures sur le sujet.

2. Indiquer l'idée principale de la note. Ce sera la ligne d'ouverture si vous ne avez pas écrit un paragraphe d'introduction. Ici, vous annoncez une politique, solution, décision, recommandation, constatation ou d'un événement. Si il n'y avait pas introduction, fournir une brève contexte, par exemple, "Comme nous avons discuté ..." ou " Depuis la cafétéria a été l'expérience de longues lignes ..."

3. Fournir toutes les informations nécessaires pour expliquer, soutenir ou totalement transmettre l'information, le lecteur doit comprendre le sujet.

Terminer

1. Fournir des notations en bas, comme un "cc:" si vous envoyez une copie de la note de service à quelqu'un d'autre que la personne mentionnée dans le titre.

2. Modifier le mémo. Assurez-vous que l'orthographe et la grammaire sont correctes, les idées sont développées et que le lecteur vont comprendre ce que vous avez à dire.

3. Imprimez le mémo et le parapher. Certaines organisations veulent les initiales écrites à côté de la "À partir de" ligne dans l'en-tête. D'autres veulent les initiales au bas. Vérifiez la politique de l'entreprise.

• Que de rédiger une note à un supérieur ou un subordonné, à plusieurs personnes ou pour informer les autres sur des sujets controversés ou importuns, garder le ton pragmatique et mémos formal.Keep concis, clairs et faciles à lire.

• Lors de l'écriture, gardez à l'esprit que les notes de service ne sont plus des communications temporaires qu'ils étaient autrefois. Le contenu sera probablement persister indéfiniment, conservés dans un dossier comme un enregistrement de l'activité de la société et de l'histoire. Donc, écrire de la permanence à l'esprit.