Les rapports d'étape sont claire, avec un design plus stéréotypé que celui des rapports trimestriels. Celui-ci varient dans leur format d'entreprise à entreprise et les institutions. Toutefois, les règles de base suivantes appliquent à la fois: Soyez conscient de votre auditoire et ce qu'ils attendent de trouver dans le rapport et de garder votre écriture claire et concise, avec un ton sérieux, no-nonsense et un style précis, ouverte et fiable.
Étape 1:Utilisez le format de mémo traditionnelle à la fois pour le progrès et le rapport trimestriel. Commencez avec la date, le nom et la position de la personne à laquelle le rapport sera, votre nom et votre position et une ligne d'objet clair, concis. Par exemple, la ligne d'objet d'un rapport de progrès pourrait être "Progrès sur le projet d'intégration de données." La ligne d'objet d'un rapport trimestriel est souvent moins précis et dit simplement quelque chose comme "Rapport trimestriel pour le Département des données, troisième trimestre de 2010." Si le rapport trimestriel est l'un de plusieurs aller à la même personne, assurez-vous que vous savez le format exact que la personne attend. Le lecteur a besoin de digérer rapidement toutes les données entrantes et attendre à trouver des types spécifiques d'informations au même endroit dans chaque rapport.
Étape 2:Pour un rapport d'étape, ouverte avec un résumé des progrès, tels que "Le projet d'intégration de données se déroule comme prévu et le budget prévus." Si vous cherchez quelque chose de spécifique - l'aide d'un autre employé ou d'un département, des fonds supplémentaires, etc. --list immédiatement pour vous assurer qu'il ne soit pas oubliée par le lecteur. Ouvrez le rapport trimestriel d'une manière similaire en résumant les informations contenues dans le rapport.
Etape 3:Détail de fond du projet, qui peut être inclus dans le résumé des progrès si vous le souhaitez, en résumant rapidement les détails et décrire son objectif et le calendrier. Dans le cadre du rapport trimestriel, vous pouvez inclure les progrès accomplis depuis le dernier rapport, qui représente à la fois le bon et le mauvais. Gardez à l'esprit que vous voulez être ouvert et honnête.
Etape 4:Indiquez dans le rapport d'étape tous les travaux et l'utilisation des verbes d'action finis à souligner que ceux qui travaillent sur le projet ont été laborieux. Vous pouvez également inclure des dates précises quand les phases du projet ont été accomplies ou quand une partie de celui-ci est devenu actif ou mis en ligne ou tout ce qui est le but. À ce point dans le rapport trimestriel et dans le format approprié, commencer détaillant les progrès qui ont été accomplis. une liste des problèmes qui doivent être résolus.
Etape 5:Fournir des détails dans un rapport d'avancement de tout et de tous les problèmes auxquels vous êtes confrontés, les stratégies pour eux et un calendrier pour leur résolution ou explication de pourquoi le problème est en cours de résolution.
Etape 6:Disposez l'horaire de travail dans le rapport d'étape, avec les réalisations que vous prévoyez pendant l'intervalle de temps à venir. Vous pouvez envelopper le rapport avec une évaluation globale du projet et ce qui a jusqu'ici été atteint. Dans le rapport trimestriel, prévoir les possibilités et les défis à venir ainsi que les résultats escomptés et les activités importantes. Peut-être la fin d'une demande de commentaires et idées.