Un rapport ministériel décrit généralement les réalisations des buts et des objectifs pour la période considérée. Cela peut être un compte de détails financiers, les résultats de production, des propositions et des projections. Il comprend les défis, les succès, les échecs et les recommandations. Différentes organisations peuvent exiger des formats personnalisés. Pour les longs rapports, un résumé écrit en moins de jargon technique peut être approprié pour les cadres supérieurs et les clients qui souhaitent être mis à jour sur les principaux points / questions, mais pas lire l'ensemble du rapport. Recueillir des informations de toutes les sections du département. Conservez les informations sous les rubriques appropriées compatibles avec les formats de rapports précédents ou standards permettant un accès facile aux zones d'intérêt des lecteurs.
Mettez en surbrillance significative réalisations, les événements, les développements, les progrès et les prévisions dans la section d'introduction. Mentionnez les principaux défis, les lacunes et les limites.
Décrire les détails sur les buts / objectifs pour la période considérée. Sous chaque but / objectif, décrire les réussites et les défis, comment ils ont été traités et justification. Dites ce que les systèmes ont été mis en place pour éviter / adresse des défis similaires dans l'avenir.
Résumer niveaux chiffres de production / sortie clés dans la section de mise à jour de production. Comparez avec la période de référence précédente. Ajouter projections pour la prochaine période de déclaration. Soutien à des représentations visuelles telles que des tableaux, des graphiques et des tableaux, le cas échéant.
Inclure une section pour les projets en cours. Décrire les faits saillants, les développements au sein de la période considérée, les difficultés et les limites. Inclure les attentes et les déficits. Utilisez des représentations visuelles pour des informations d'entrée / sortie, les tendances et les prévisions.
Utilisez une section séparée pour de nouvelles activités et des projets développés au cours de la période considérée. Traiter les mêmes que pour les projets en cours.
Inclure une section sur les questions de personnel ou de ressources humaines. noms de l'Etat et les fonctions de tous les nouveaux employés. Mentionner toute réduction de l'emploi et des raisons. Ajouter des postes vacants le cas échéant.
Inclure une section pour la formation et le perfectionnement professionnel. Mention ressources, points forts et les limites. Inclure les avantages pour le Ministère, les employés et l'organisation. Ajouter opportunités à venir.
Inclure une section distincte sur la budgétisation. Entrez montants alloués, les quantités utilisées, équilibrer gains et / ou les déficits. Utilisez le format standard de budget pour l'organisation particulière. Utilisez des tableaux, graphiques et figures que nécessaire.
Décrire les projets futurs dans une section distincte sur les perspectives, ainsi que les développements prévus, les résultats et les prévisions. Inclure les buts et les objectifs pour la prochaine période de rapport.
Discuter des recommandations dans une section distincte. Faire des suggestions d'amélioration, l'expansion et / ou développements. Inclure les ressources nécessaires, les considérations budgétaires et des ajouts de personnel / réductions le cas échéant.
Discutez des points principaux dans tous les domaines de la section de résumé et les conclusions. Inclure les importantes réalisations, défis, des recommandations et des prédictions.
Utilisez l'annexe à placer des lettres d'intérêt, des sous-rapports et autres documents nécessaires à l'appui de différents aspects du rapport. Inclure tous les tableaux de données / graphiques longues.
Inclure un résumé pour être placé avant l'introduction. Ecrire présent article après l'intégralité du rapport est terminée. Résumer les points essentiels sous les principales rubriques utilisées dans le rapport plus grand. Inclure résumé et les conclusions, les recommandations, les prévisions et les réalisations / pertes / événements importants. Ne pas ajouter des informations ne figurant pas dans le rapport principal.