Déterminer le contenu de votre rapport annuel. Que votre publication est un magazine sur papier glacé épais ou un bulletin de quatre pages, vos lecteurs recherchent des informations spécifiques dans votre rapport annuel: une page-un lettre du président du conseil de l'à but non lucratif ou le dirigeant, les rapports sur les réalisations de l'organisation, des rapports de des programmes spéciaux ou de grandes divisions, les rapports financiers, la liste des membres du conseil d'administration et le personnel clé, et une liste des donateurs organisée par montant et par ordre alphabétique du nom de famille.
Utilisez une écriture claire, simple et honnête avec un ton informel mais professionnel. Exposer les faits clairement et utiliser un ton détendu et personnelle d'écrire sur les réalisations et les histoires personnelles qui décrivent l'impact sur les clients et la communauté.
Choisissez des mots dans votre écriture qui véhiculent la positivité, la fierté et l'engagement à votre mission. Évitez écrit inutilement dramatique, mais partager des informations qui engage le lecteur et fait appel aux bailleurs de fonds qui se sentent un sentiment de partenariat dans votre travail. Par exemple, raconter l'histoire d'un client pour décrire les réalisations d'un programme et relier les activités de la mission de votre organisation.
Inclure quelques encadrés pour mettre en évidence des données importantes à partir des rapports de programmes, tels que la répartition des clients par âge et l'origine ethnique ou les participants à un programme de recherche d'emploi et leur statut à la fin de l'année. Cette information résumée aide les lecteurs à saisir la ligne de fond des articles et ajoute aussi un point de vue humain.
Préparer les visuels pour votre information financière en utilisant les données de votre rapport financier pour montrer les tendances, les totaux et des résumés. Par exemple, créer un graphique circulaire qui indique le pourcentage du budget utilisé par chaque ministère ou un graphique à barres qui montre les changements dans les dons de plus les quatre dernières années. Utilisez une boîte de texte à la liste le total des fonds reçus des donateurs types différents, tels que la Fondation et individuelle. Les visuels financiers fournissent aux lecteurs des clichés mémorables.
Choisissez les photos que vous allez utiliser pour aider à raconter les histoires. Vous pouvez utiliser les photos d'une maison de votre organisation a aidé à construire, les étudiants dans votre programme après l'école, les animaux dans votre abri de secours, les arbres plantés dans les écoles de la région ou du personnel qui organisent un marche-o-thon.