~ Décrire les catégories de base pour la description du poste d'adjoint administratif ~
Ces catégories devraient inclure le titre (c.-à-adjointe administrative au vice-président), le département, le supérieur hiérarchique direct, domaines généraux de surveillance, les tâches, les conditions d'emploi et les qualifications.
~ Faire claires exactement qui cette aide Administrative Assistant ~
Pour éviter de futurs conflits de bureau assurez-vous qu'il est une absolue clarté sur qui est assistée. Si cet assistant sert un bassin de postes que ce soit clair. Mettez-le par écrit si cet assistant est employé entièrement à la discrétion d'un exécutif. Indiquez également la chaîne de commandement et la structure appropriée de reporting.
~ Définir clairement les tâches primaires de l'adjointe administrative ~
Méfiez-vous des captures paresseux toutes les phrases pour la description de l'emploi tels que «toutes les tâches nécessaires. Ceux-ci peuvent être ajoutés à la fin de la liste pour couvrir vos bases. Pousser pour plus de clarté dans la mesure du possible. Sera l'adjoint administratif être programmer Voyage, réservation hébergement, la dictée, des procès-verbaux des réunions, la gestion d'un programme de calendrier, l'organisation des systèmes de fichiers, ou de superviser d'autres employés assistant? Les inclure dans une liste à puces avec chaque balle en commençant par un verbe d'action (Maintenir, trier, de superviser, de créer, de définir, de rappeler, etc.)
~ Derive qualifications pour le poste administratif adjoint des tâches ~
Une fois les tâches spécifiques sont répertoriés, définir les caractéristiques nécessaires à une excellente performance de ces tâches. Ceux-ci devraient être aussi précis que possible ainsi. Demander une expertise dans Word, Excel et Photoshop plutôt que de connaissances en informatique. Exiger une aptitude à gérer les clients difficiles avec grâce cabinet, plutôt que de l'entregent.
~ Décider sur le niveau approprié de formation et d'expérience ~
Pour la plupart des postes d'assistant administratif rien de plus qu'un diplôme d'études secondaires est absolument nécessaire. Réfléchissez à ce qui est nécessaire de ce poste dans cette entreprise pour cette personne en particulier cependant. Il se peut que d'un diplôme d'études collégiales en administration des affaires ou une autre formation de secrétaire officielle est souhaitée. Pour les adjoints administratifs de haut niveau une expérience préalable est un must.
- Voir plus de conseils ci-dessous sur une description d'emploi pour un assistant administratif.