Établir un format de nommage des fichiers de date estampillée. Sur les projets occupés documentation est mis à jour quotidiennement et de documentation peut être perdue si non nommé appropriée, en établissant une date estampillée nom de fichier qui épargne aux membres de l'équipe de format peut trouver la dernière documentation du projet. Le format serait utiliser l'année, mois et jour le document de la dernière sauvegarde: "filename-YYYYMMDD.ext". Un exemple d'un document avec une dernière date du 19 Juin sauver 2010 aurait être enregistré comme "filename-20100619.ext". Si les documents sont éditées et enregistrées plusieurs fois par jour, ajouter un horodatage au fichier extension- selon Fossil-scm.org, horodateurs peuvent être ajoutés à l'timbre à date comme suit: AAAAMMJJ-HHMMSS- HH pour l'heure, MM pour la minute et SS pour la deuxième.
Enregistrer des documents dans les mêmes emplacements de dossier. Enregistrement de la documentation dans un même dossier avec un format d'enregistrement de fichier permettra aux membres de l'équipe pour recueillir la documentation la plus récente d'éditer ou de révision.
Avoir un jour des documents de personne. Si les membres de l'équipe ne sont pas en mesure de suivre correctement le format d'enregistrement de fichier ou perdent constamment mises à jour de documents, ayant la documentation de mise à jour d'une personne peut résoudre ce problème. Le processus serait pour toutes les mises à jour de documents à passer par un individu qui aurait affecté recueillir et mettre à jour toute la documentation pour les membres de l'équipe à revoir.
Organiser la documentation par des phases du projet. Projets qui exécutent pour une période de temps prolongée avoir plusieurs phases, afin de faire correspondre l'organisation de la documentation phases du projet est une méthode de gestion efficace des documents.
Organiser la documentation par les exigences du projet. Les projets complexes ont des exigences importantes, donc la gestion de la documentation sur la base des exigences du projet aideront à organiser la documentation du projet en fonction des besoins. Établir dans le dossier de projet les différentes exigences du produit et placez vos pièces justificatives dans ces dossiers, et de trier les documents par le format d'enregistrement de fichier.
Utiliser un logiciel pour gérer les documents du projet. Gestion de la documentation manuelle peut être écrasante en raison de la quantité de documents à mettre à jour, les différentes conventions de nommage et des lieux. Utilisation de logiciels pour gérer la documentation de projet peut être plus facile que le logiciel gérera les révisions, mises à jour et illustrer assurer que la documentation est pas mis à jour en même temps. exemples de gestion de documents et de logiciels de collaboration sont Microsoft SharePoint pour la mi à grande Aconex entreprises- pour la construction et l'ingénierie et de projets- OpenDocMan pour la gestion de documents gratuitement.
Sauvegardez documents régulièrement. Une partie de la gestion de documents est assurant que la documentation est sauvegardée régulièrement. Sauvegarde de vos documents garantit que même si la documentation est perdu, il peut être récupéré.
Documentation sécurisé avec différents niveaux d'accès. Une partie de la gestion des documents est la sécurisation des documents de divers utilisateurs en fournissant des niveaux d'accès à lire, écrire, supprimer ou tous les trois. Ce niveau d'accès peut être établie dans le document en enregistrant le document en lecture, lire et écrire. Cette fonction sauvegarde est effectuée en utilisant le "Enregistrer Sous" fonction au sein du document.