Comment suivre les flux de travail dans un bureau sans papier

Le passage au numérique

• Dans un bureau sans papier, l'objectif est de passer tout son possible en ligne. Les documents imprimés sont numérisés et placés dans un emplacement partagé sur votre système informatique où les utilisateurs autorisés puissent y accéder. En plus des avantages environnementaux, un bureau sans papier bien géré peut rendre l'information plus facile à trouver que dans les systèmes de classement traditionnelles. Les dossiers dans une archive virtuelle de stocker des documents plus anciens afin de ne pas encombrer les zones fréquemment consultées, mais encore sont disponibles en cas de besoin.

Calendriers partagés

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  Déménagement horaires des employés dans un calendrier partagé permet aux employeurs de gérer le temps des vacances et d'autres questions qui affectent l'horaire de travail. Il permet également co-travailleurs de suivre des réunions et d'autres événements planifiés. Les équipes qui partagent des calendriers de travail sont en mesure de surveiller qui est et qui est hors du bureau et peut structurer flux de travail sur des projets avec cela à l'esprit. Être capable de voir que les principaux intervenants se dirigent vers une conférence à la fin de la semaine, par exemple, peut motiver quelqu'un pour obtenir le projet d'un document ou d'un contrat clé achevé plus rapidement de sorte que ces parties prenantes auront la chance d'offrir leur entrée avant le contenu est terminé.

Gestion de documents

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  Bureaux sans papier ont besoin d'un système que les mandats comment les documents doivent être conservés et entreposés. Créez un document convention de nommage et de la structure de dossier pour rendre les documents faciles à trouver. les systèmes de gestion de documents permettent souvent à la fois "vérifier" et le suivi des changements. Cela empêche plusieurs personnes de travailler sur un document dans le même temps et permet le contrôle de version. Exigeant que les documents soient mis à jour dans l'emplacement partagé réduit les problèmes qui se produisent lorsque les utilisateurs téléchargent un fichier, faire des mises à jour et envoyer ceux via email et ne parviennent pas à conserver la version courante officielle.

Gestion de projet

• logiciel de gestion de projet aide des échéances du projet de piste. Vous aurez besoin d'un système qui peut garder la trace des tâches et des calendriers de projet et permet aux employés d'indiquer quand quelque chose a été achevée. Notifications devraient alerter quelqu'un quand une nouvelle tâche a besoin de son attention. Les personnes peuvent suivre leurs propres projets, tandis que les gestionnaires peuvent obtenir un regard holistique à ce qui se fait tout au long de l'équipe et de réaffecter les ressources en fonction des besoins. Les projets doivent être archivées numériquement, une fois complète, avec les leçons apprises, afin transfert de connaissances peuvent facilement se produire quand un projet similaire commence plus tard.