La rédaction d'un manuel des politiques et procédures peut sembler une tâche écrasante, et il peut être, à moins que vous pensez de certaines variables à l'avance. Passer du temps pour créer un solide plan fera l'écriture d'un manuel des politiques et procédures gérable et utile pour les vendeurs, les employés et la direction. Un système de documentation solide peut également soutenir les contrats étant attribués en fonction de la conformité aux normes internationales telles que la série ISO9000.
Définir la portée du projet en consultant d'autres réglementations existantes de la société. Déterminer si les parties du processus ou des politiques sont déjà documentées ailleurs. Ensuite, déterminer si la procédure sera entreprise, région, groupe divisionnaire, fonctionnelle ou une tâche spécifique. Cela vous aidera à définir le début et de fin des paramètres de la portée.
Décider sur le format et la relation à la documentation existante. Consolider si possible en se référant à des documents généraux plus élevés sur les politiques. Politiques ont tendance à être plus large que les détails des tâches dans les procédures ont tendance à être plus défini.
Dans les grandes entreprises, il est courant d'avoir quatre ou plusieurs niveaux de documentation des procédures globales couvrant des choses comme l'éthique, les cadeaux, la manipulation des informations exclusives, protocole de messagerie et les procédures divisionnaires qui traitent de la réglementation environnementale, le gouvernement et les employés.
Groupe fonctionnel ou processus liées aux tâches peuvent être modifiés sur la base des opérations locales, mais ont encore besoin pour répondre aux exigences du plus haut niveau des documents. Par exemple, vous pouvez avoir trois différents centres de réparation qui fonctionnent indépendamment, mais ils doivent agir de manière uniforme lors de la passation des ordres du centre de distribution. Les politiques mondiales seront général, mais les détails spécifiques de processus liés à la façon dont chaque centre de réparation place ordres (qui, quand, quoi et pourquoi) pourrait être un peu différente. Rôles et responsabilités sont normalement incluses dans les procédures.
Définir et décrire toutes les choses qui seront inclus dans le manuel de la politique. Commencez par les étapes du processus macro tels que la conception de la clientèle de vendre, de recevoir un bon de commande, faire, vérifier, de livrer et de facturer des produits.
Les politiques sont des déclarations strictes de décisions de protocole fournissant et réponses attendues des employés pour des situations spécifiques. Ceux-ci sont souvent liés à des lois et la conformité réglementaire.
Les procédures sont des mesures qui mettent en évidence une séquence logique des événements, y compris les outils, les communications, les flux de processus et les compétences requises.
Utilisez le contour comme un point de départ pour un index.
Prendre une décision sur l'endroit où stocker les informations et élaborer un processus de contrôle de révision. Développer un processus de contrôle de révision à l'avant est important, de sorte que lorsque vous commencez l'écriture et l'édition, vous pouvez suivre les changements.
Le processus de contrôle de révision doit également avoir un certain niveau d'autorité et de l'approbation de contrôle, de sorte que toutes les personnes impliquées dans le processus sait comment faire des changements et de les mettre en œuvre.
Ne jamais permettre à plusieurs versions d'un même document pour les éditer simultanément car il peut causer des problèmes plus tard. Utilisez un premier entré, premier sorti méthode et de publier des modifications rapidement. Ensuite, modifiez à nouveau, si nécessaire, avec les nouvelles modifications de sorte que vous pouvez suivre l'histoire.
Créer des modèles pour les procédures, les politiques et les organigrammes de sorte que ceux qui sont en train d'écrire la documentation ne pas avoir à se préoccuper de formats.
Fournir sections au sein des modèles pour les écrivains de spécifier d'autres documents, des outils et des liens d'organiser leurs matériaux. Indiquer les formats et d'identifier si certaines sections, comme un glossaire des termes, devraient faire partie d'une section master ou d'un document faisant référence. Donner écrivains comme beaucoup d'indications à l'avant sur les exigences permettra de minimiser réécritures plus tard.
Attribuer des écrivains et des experts en la matière pour développer du contenu pour chaque section. Donnez-leur un exemple de se référer à l'intérieur du modèle et de mettre en évidence toutes les autres règles telles que épelant acronymes, ou comment générique ou détaillé que vous voulez qu'ils soient quand détaillant leurs étapes dans les procédures.
Si il ya des décisions dans les procédures, mettre en évidence des références supplémentaires et d'essayer de donner aux employés suffisamment d'informations avec tous les chemins de décision potentiels pour les aider à prendre des décisions éclairées. Les points de décision sont généralement là où le processus échoue, soient aussi claires que possible dans ces domaines. Valider la procédure écrite en ayant quelqu'un marcher à travers elle selon les instructions avant de publier, pour débusquer d'éventuels problèmes.
Attribuer une équipe d'examen pour superviser et éditer les publications finales de garder la langue de documentation et le niveau de détail assez uniforme à travers les différentes étapes du processus.
Remédier aux incohérences en améliorant les méthodes de mise en forme et de formation. Attribuez un temps de cycle d'examen acceptable (comme 48 heures) afin que tout le monde a les mêmes attentes en termes de priorités.
Attribuer la propriété à chaque procédure et de spécifier le niveau d'autorité. Le processus devrait construire dans les réexamens périodiques. Quand les gens transition d'emplois, les nouveaux propriétaires devraient être affectés aux procédures. Pour les mises à jour et les révisions, les employés doivent communiquer avec le propriétaire de la politique pour le délibéré et ils doivent ainsi être en mesure de modifier les politiques et les procédures lorsque les choses à améliorer ou à modifier.