Il est rare aujourd'hui pour une entreprise de traitement de la paie manuellement, bien que quelques petits employeurs trouvent encore ce coût-efficace. Cependant, malgré toute la technologie informatique et des logiciels sophistiqués, le processus de paie n'a pas changé. Tout homme d'affaires responsable de la paie est sage d'apprendre le processus de paie. Machines rendre plus rapide et plus facile à traiter la paie, mais vous avez encore besoin de comprendre le système de bien surveiller les dépenses de main-d'œuvre et de détecter les erreurs potentiellement coûteuses. Soyez sûr tous les employés ont mis à jour W-4 formulaires déposés avant vous commencez à traiter une masse salariale.
Recueillir les dossiers de la période de paie d'heures travaillées, pourboires déclarés et les commissions ou autre rémunération. Dans certains systèmes entièrement informatisés, ces données sera déjà dans l'ordinateur. Dans d'autres, vous pouvez recueillir des manuscrits des feuilles de temps de chaque employé. Assurez-vous que chaque nouvel employé a soumis un formulaire W-4, et rappeler aux autres de mettre à jour leur formulaire W-4 si leurs changements d'état de la retenue à la source.
Calculer le revenu brut de l'employé. Le total des heures régulières est multiplié par le taux de rémunération. Toute heure supplémentaire est figuré à 1,5 fois le taux horaire régulier. Ajoutez à cela des pourboires déclarés ou le montant minimum requis IRS I (le plus grand) ainsi que des commissions ou autres rémunérations. Ne pas ajouter de la rémunération non imposable (comme un remboursement de kilométrage) jusqu'à ce que vous avez calculé toutes les taxes sur la masse salariale.
Figure allocation de retenue totale de l'employé. Pour cela, vous devez l'IRS Publication 15, la circulaire E pour l'année en cours (voir Ressources). Obtenez le nombre de quotas de retenues à la source de la W-4 de l'employé, et multiplier par l'allocation de retenue à la source pour la durée de la période de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire ou autre).
Facteur de déductions avant impôt. Ceux-ci peuvent être une large gamme d'articles. Par exemple, vous devrez peut-être déduire une prime d'assurance de santé. Certaines déductions faire avoir des conséquences fiscales, comme les contributions à 401 (k) plans. Vous devez calculer les déductions pour ces articles à ce point (avant de comprendre la retenue d'impôt sur le revenu).
Soustraire l'allocation de retenue totale (de l'étape 3) du revenu brut (étape 2). En outre, il faut soustraire les déductions pour les éléments non-fiscales (de l'étape 4). Le résultat est un revenu imposable de l'employé. Calculez le montant de l'impôt fédéral de refuser l'aide de la table d'impôt dans la Publication 15, l'état matrimonial de l'employé et la longueur de la période de paie. Déduire ce montant de la rémunération brute.
Compute sécurité sociale / Medicare et impôts sur le revenu de l'État, et de déduire de la paie de l'employé. Taxe de sécurité sociale et les impôts Medicare sont des pourcentages plats qui sont appliquées à tous les revenus bruts sans exemptions, à moins que les gains de l'employé dépassent une limite annuelle. Par exemple, la limite pour 2009 était de $ 106 800, et de l'impôt de sécurité sociale n'a pas été retenu pour tout montant supérieur à ce plafond (taxe Medicare est retenu sur tous les revenus). Le bouchon sur l'impôt de sécurité sociale change chaque année, alors assurez-vous que vous avez le chiffre actuel. impôts sur le revenu de l'État sont perçus dans 41 États (en 2009), et vous devez commander les instructions pour l'état retenue d'impôt sur le revenu de votre état ministère du Revenu ou la fiscalité.
Trouver le montant des charges sociales de l'employeur paie qui ne sont pas déduites du salaire de l'employé. Pour la sécurité sociale / Medicare cela est facile. L'employeur correspond à ce que l'employé paie, de sorte que les quantités sont les mêmes que celles déduites de la paie de l'employé. Pour l'impôt national sur le chômage (SUTA), suivre les instructions de votre état ministère du Revenu. Vous obtenez un crédit d'impôt sur l'impôt fédéral de chômage (FUTA) pour l'impôt SUTA payé jusqu'à 5,4 pour cent du revenu brut. Cela peut réduire l'impôt sur le FUTA de 6,2 pour cent à 0,8 pour cent. (En 2009, ces taxes sont prélevées uniquement sur la première $ 7000 des salaires bruts annuels de chaque employé).
Faire sortir les chèques de paie et verser les impôts retenus au gouvernement (s). chèques de paie contiennent deux sections. Le chèque lui-même est fait comme tout autre contrôle. Le talon de chèque de paie le détail du montant et le type de rémunération et les déductions. La plupart comprennent totaux année à ce jour. Le stub reste avec le chèque de paie à l'usage de l'employé. Suivez les instructions de l'IRS Publication 15 et votre état instructions de préparation de la paie de verser les taxes que vous avez recueillies et redevable.