Aucun format ensemble de fax correspond à chaque situation. Cependant, en suivant quelques directives générales aidera le destinataire du fax localiser rapidement des informations sur le fax. Ces lignes directrices seront également veiller à ce que le destinataire ne sera pas avoir de problèmes lorsque le télécopieur vient à travers et que vous allez éviter les problèmes lorsque vous l'envoyez.
Gardez votre fax sous 10 à 12 pages. Beaucoup de machines de fax petite-office ne peut pas gérer trop de pages à la fois. Grandes télécopies lient également les lignes téléphoniques partagées avec les télécopieurs. Cassez votre fax en plusieurs lots si vous devez envoyer plus de 10 à 12 pages. Informer le destinataire d'attendre plus d'un fax à partir de vous.
Ajustez les marges de page ou la taille pour vous aider à atteindre moins de pages. Cependant, rappelez-vous que les petites tailles de police peuvent ne pas être trop facile à lire et à faibles marges peuvent regarder non professionnel, que sur un CV. Utilisez au moins une police de 11 points.
Donnez votre fax dans un format entreprise-lettre lorsque cela est possible. Les marges doivent être d'un pouce sur un pouce et demi sur le haut et le bas, si possible côtés gauche et droit et un et. Simple interligne votre lettre, double interligne entre les paragraphes. Inclure une date limite aux blocs de haut et adresse pour l'expéditeur et le destinataire avant la salutation. Le bloc d'adresse de l'expéditeur va d'abord.
Inclure une page de couverture avec votre fax. La page de couverture ne doit pas suivre un certain format de mise en page, mais il devrait inclure à la fois les coordonnées de l'expéditeur et destinataire, le nombre de pages du fax et contient une ligne d'objet indiquant ce que le fax est d'environ. Ajouter quelques lignes pour des commentaires personnels concernant le fax, ainsi. Les informations de contact peut inclure les noms des individus et des entreprises », les noms des ministères, des adresses, des adresses électroniques et numéros de téléphone. La lettre de motivation doit être facile à lire afin que le destinataire peut trouver rapidement des informations sur elle.
Évitez d'envoyer des fax avec des graphismes, si possible. Ils prennent trop de temps pour envoyer et recevoir, et ils gaspillent beaucoup d'encre. En outre, ils généralement ne se présentent pas trop bien sur les télécopies en raison de l'impression de mauvaise qualité.